V takmer každej pracovnej oblasti pribúdajú informácie veľmi rýchlo a zorientovať sa v nich je po čase pomerne komplikované. Na zlepšenie efektivity práce tieto údaje pracovníci zapisujú do databáz. Nie všetky sú ale vhodne navrhnuté a taktiež často využívajú nevhodné softvérové nástroje. V ďalšom texte sa stručne dočítate o MS SQL serveri, ktorý pomôže pri spracovaní údajov.
Jednotlivec alebo malý team
Jednotlivci alebo veľmi malý pracovný tím väčšinou využíva na zapisovanie údajov buď poznámkový blok, príp. Word alebo v tom lepšom prípade Excel. V Exceli si pracovníci spravia tabuľku s ktorou pracujú. Prvé problémy nastávajú keď potrebujú s tabuľkou pracovať viacerí naraz. Vznikajú tak konflikty údajov, kedy je potrebné rozhodnúť, ktorá hodnota je pre konkrétnu bunku tá správna. Tzn., že prvý pracovník zapíše do bunky B5 hodnotu a iný pracovník zapíše do bunky B5 inú hodnotu. Niekto musí rozhodnúť, ktorá hodnota tam má zostať.
Po určitom čase sa stane takéto spracovanie neefektívne a vtedy prichádza na scénu MS Access. Ten vie lepšie spracovať údaje po sieti a nevznikajú konflikty so zápisom konkrétnej hodnoty. Databázová tabuľka eviduje údaje v riadkoch (záznamoch) a nie konkrétnych bunkách ako Excel. Ak jeden pracovník zapisuje údaje, tak ten záznam je uzamknutý. Iný pracovník, ktorý zapisuje v tom istom čase vytvára už nový riadok (záznam). Okrem práce po sieti sa v Accesse dajú spraviť pomerne jednoducho reporty, ktoré zobrazujú potrebný náhľad na údaje.
MS SQL vo veľkej firme
Vo veľkých firmách je na evidenciu všetkých firemných údajov Excel a Access často nedostatočný. Preto je pre firmy zaujímavé začať používať Microsoft SQL server 2014. K dispozícii sú rôzne edície: Enterprise, Standard, Business Intelligence a medzi špeciálne edície patria Developer, Web a Express. Posledná je voľne dostupná pre používateľov, ktorí chcú vyskúšať spracovanie údajov v inom nástroji ako je Excel alebo Access, prípadne sa chcú naučiť pracovať s databázovým serverom.
Čo sa týka nasadenia a používania SQL serveru, tak je vhodné aby firma mala databázového administrátora, ktorý sa bude starať o bezproblémový chod a zálohy. Samotné spracovanie údajov už môžu robiť skúsení používatelia, ktorí poznajú Structured Query Language (SQL), v preklade štruktúrovaný vyhľadávací jazyk. Pomocou jazyka SQL vyberajú z databázových tabuliek potrebné údaje na ďalšie spracovanie. Tieto údaje je možné následne prepojiť s Accessom alebo Excelom a tam ich spracovať a pripraviť zostavy.
Veľmi skúsení používatelia a vývojári môžu vytvárať zostavy pomocou Reporting services alebo vo Visual studiu pripravovať pokročilé SQL dotazy a procedúry. Veľmi dôležitou časťou je Business Intelligence, kde sa môžete na údaje pozerať z rôznych pohľadov a lepšie ich tak vyhodnocovať a pripravovať nové strategické plány.
