Kategória Project

V prípade projektov s väčším počtom úloh sú v MS Project dostupné nástroje, ktoré vám pomôžu lepšie sa orientovať v ich zozname. Môžete si pomerne jednoducho farebne označiť niektoré typy úloh, alebo ich filtrom zobraziť a ostatné skryť. Sú to primárne nástroje na zmenu zobrazenia. Nižšie stručne popisujem ako filtrovať a zvýrazniť úlohy v Project 2021.

Pri práci v aplikácii Project veľmi často využívate zoznam úloh a Ganttov graf. Tam vidíte pomerne veľa informácii a sú zobrazené celkom prehľadne. V aplikácii nájdete aj ďalšie zobrazenia, kde si pozriete ďalšie detaily, napr. o zdrojoch, úlohách alebo v kalendári a pod. Nižšie stručne popisujem na čo je zobrazenie Používanie zdrojov v Project a ako ho môžete prispôsobiť aby ste videli aj ďalšie informácie.

Pri práci s projektmi v MS Project sa môže stať, že budete potrebovať použiť údaje v inej aplikácii. Spraviť sa to dá rôznymi spôsobmi podľa zvolených údajov. Inak to bude pri zozname úloh a inak pri Ganttovom grafe, ktorý budete chcieť vložiť do prezentácie. Nižšie popisujem ako exportovať údaje z Projectu do Excelu v prípade, že potrebujete len zoznam úloh alebo zdrojov, prípadne priradení.

Pri práci v aplikácii MS Project je potrebné používať rôzne zobrazenia, formuláre a zostavy podľa toho čo práve robíte a aké údaje chcete vidieť. Prepínate sa cez príslušné tlačidlo na páse s nástrojmi kde je zoznam vstavaných zobrazení. Tie sa dajú upraviť alebo môžete uložiť nové. Štandardne vidíte jedno zobrazenie a prípadne časovú os. Použiť sa dá aj rozdelené zobrazenie v MS Project, ktoré vám umožní vidieť viac detailov. Napr. po označení úlohy môžete vidieť detaily priradeného zdroja.

Pri vytváraní projektu v MS Project okrem úloh zadávate aj zdroje. Tie môžu byť pracovné, materiálové a nákladové. Pracovné sú zvyčajne konkrétni ľudia alebo pozície, podľa toho či do projektu zaradzujete konkrétneho špecialistu alebo pracovníkov, ktorí nemusia byť vždy rovnakí. Ak chcete v projekte sledovať aj náklady, tak treba zadať pre každý zdroj aj sadzbu za ktorú pracuje. Táto sadzba sa potom v projekte počíta podľa toho ako sa plnia úlohy. Ako sa prejavuje hromadenie nákladov v Project popisujem nižšie v texte.

Ak v aplikácii MS Project vytvoríte úlohy a ich závislosti v projekte, ktorý realizujete, tak je vhodné počas jeho priebehu označovať na koľko percent sú úlohy dokončené. Takto potom môžete operatívne reagovať na vzniknutú situáciu ak niečo nejde podľa vytvoreného plánu. Tam patrí aj meškanie na realizácii úloh, ktoré si môžete vizuálne označiť priamo v Ganttovom grafe alebo zobraziť ich zoznam v zostave. Ako zobraziť oneskorené úlohy v Project popisujem v texte nižšie.

Pri vytváraní projektového plánu potrebujete pridať úlohy. Tieto majú medzi sebou závislosti a samozrejme dĺžku trvania. Podľa toho sa potom vypočíta ako dlho bude projekt trvať a prípadne aj aká bude jeho cena ak využijete aj priradenie zdrojov k úlohám. Toto robíte zadaním jednotlivých úloh. Ak máte úlohu, ktorá sa pravidelne opakuje, napr. týždenný audit, tak sa dá vytvoriť opakovaná úloha v Project.

MS Project obsahuje časovú os, na ktorú si môžete dať najdôležitejšie úlohy z plánu a tak si zlepšíte prehľad projektu. Okrem toho môžete časovú os kopírovať do prezentácie PowerPoint alebo do emailu ak chcete prezentovať kolegom informácie o plánovaní a realizovaní projektu. Os môžete aj jemne formátovať a taktiež môžete pridať ďalší panel časovej osi Project. Tých môže byť aj viac ako dva a môžete tak zoskupovať podobné úlohy pre lepší prehľad.