Od piateho októbra 2021 sú okrem nového Windows 11 a Office 2021 dostupné aj aplikácie Visio a Project. Každá nová verzia prináša zopár noviniek aj keď nie sú také prelomové ako bola v minulosti zmena používateľského prostredia na pás s nástrojmi. V článku popisujem čo je nové v MS Project 2021 Professional aj keď v tomto prípade je to zanedbateľné minimum. Desktopovú aplikáciu som inštaloval popri aplikáciách z predplatného Microsoft 365 ako upgrade zo staršej verzie. (viac…)
V Microsoft Project zadávate k úlohám dátum začiatku (ukončenia) a ich dĺžku trvania. Tá sa štandardne počíta ako 8 pracovných hodín ak zadáte dĺžku trvania jeden deň. Ak by ste zadali dva dni, tak to je 16 hodín atď. Toto sa dá zmeniť podľa toho aký typ kalendára používate, príp. aké ďalšie nastavenia spravíte. V prípade, že by ste chceli okrem trvania v dňoch vidieť aj stĺpec v hodinách, tak sa to dá spraviť cez nový stĺpec a jeho nastavenie. Pridanie dĺžky trvania úlohy v hodinách v Project stručne popisujem nižšie na jednoduchom projekte s niekoľkými úlohami.
Pri práci s projektmi v MS Project sa môže stať, že budete potrebovať použiť údaje v inej aplikácii. Spraviť sa to dá rôznymi spôsobmi podľa zvolených údajov. Inak to bude pri zozname úloh a inak pri Ganttovom grafe, ktorý budete chcieť vložiť do prezentácie. Nižšie popisujem ako exportovať údaje z Projectu do Excelu v prípade, že potrebujete len zoznam úloh alebo zdrojov, prípadne priradení.
Pri práci v aplikácii MS Project je potrebné používať rôzne zobrazenia, formuláre a zostavy podľa toho čo práve robíte a aké údaje chcete vidieť. Prepínate sa cez príslušné tlačidlo na páse s nástrojmi kde je zoznam vstavaných zobrazení. Tie sa dajú upraviť alebo môžete uložiť nové. Štandardne vidíte jedno zobrazenie a prípadne časovú os. Použiť sa dá aj rozdelené zobrazenie v MS Project, ktoré vám umožní vidieť viac detailov. Napr. po označení úlohy môžete vidieť detaily priradeného zdroja.
V Microsoft Project sa používajú tri pripravené kalendáre a počítajú s pracovným časom – štandardný, 24 hodín a nočná zmena, alebo si môžete vytvoriť aj ďalšie vlastné. Štandardný kalendár začína o 8:00 a končí o 17:00 s hodinovou prestávkou cez obed a je to 1 pracovný deň (8 hodín). Toto môžete zmeniť v nastaveniach aplikácie. Nočná zmena je od 23:00 do 8:00 taktiež s hodinovou prestávkou. Ten 24 hodinový kalendár v MS Project je bez prestávok. To potom ovplyvňuje aj reálnu dĺžku trvania úloh. Na jednoduchom príklade nižšie si môžete všimnúť rozdiely a podľa toho sa potom rozhodnúť kedy a ktorý kalendár využiť.
Pri vytváraní projektu v MS Project okrem úloh zadávate aj zdroje. Tie môžu byť pracovné, materiálové a nákladové. Pracovné sú zvyčajne konkrétni ľudia alebo pozície, podľa toho či do projektu zaradzujete konkrétneho špecialistu alebo pracovníkov, ktorí nemusia byť vždy rovnakí. Ak chcete v projekte sledovať aj náklady, tak treba zadať pre každý zdroj aj sadzbu za ktorú pracuje. Táto sadzba sa potom v projekte počíta podľa toho ako sa plnia úlohy. Ako sa prejavuje hromadenie nákladov v Project popisujem nižšie v texte.
Ak v aplikácii MS Project vytvoríte úlohy a ich závislosti v projekte, ktorý realizujete, tak je vhodné počas jeho priebehu označovať na koľko percent sú úlohy dokončené. Takto potom môžete operatívne reagovať na vzniknutú situáciu ak niečo nejde podľa vytvoreného plánu. Tam patrí aj meškanie na realizácii úloh, ktoré si môžete vizuálne označiť priamo v Ganttovom grafe alebo zobraziť ich zoznam v zostave. Ako zobraziť oneskorené úlohy v Project popisujem v texte nižšie.
Ak máte predplatné Microsoft 365 so SharePointom a zároveň máte aj aplikáciu MS Project Professional tak môžete oba produkty používať spoločne na teamovú spoluprácu. Vytvorený projekt aj jeho úlohy môžete uložiť do zoznamu SharePoint. Tam si ich môžu pozrieť aj kolegovia, ktorí majú na lokalitu prístup. Synchronizovať so SharePointom v MS Project môžete v existujúcej lokalite alebo môžete vytvoriť novú.
Pri vytváraní projektového plánu potrebujete pridať úlohy. Tieto majú medzi sebou závislosti a samozrejme dĺžku trvania. Podľa toho sa potom vypočíta ako dlho bude projekt trvať a prípadne aj aká bude jeho cena ak využijete aj priradenie zdrojov k úlohám. Toto robíte zadaním jednotlivých úloh. Ak máte úlohu, ktorá sa pravidelne opakuje, napr. týždenný audit, tak sa dá vytvoriť opakovaná úloha v Project.
MS Project obsahuje časovú os, na ktorú si môžete dať najdôležitejšie úlohy z plánu a tak si zlepšíte prehľad projektu. Okrem toho môžete časovú os kopírovať do prezentácie PowerPoint alebo do emailu ak chcete prezentovať kolegom informácie o plánovaní a realizovaní projektu. Os môžete aj jemne formátovať a taktiež môžete pridať ďalší panel časovej osi Project. Tých môže byť aj viac ako dva a môžete tak zoskupovať podobné úlohy pre lepší prehľad.