Medzníky v MS Project, často označované podľa CZ verzie ako míľniky sú dôležitou súčasťou plánovania a riadenia projektov. Sú to špeciálne úlohy s dĺžkou trvania nula dní, ktorými označujete niektoré dôležité fázy. Napr. dokončenie určitej skupiny úloh ako je prípravná, realizačná a dokončovacia fáza. Ale môže to byť aj termín nejakej kontroly stavu projektu kedy overujete či všetko ide podľa plánu, termín návštevy investorov a pod. Medzníkov môžete mať v pláne niekoľko podľa toho ako to vyžaduje situácia. Nižšie stručne popisujem akými spôsobmi môžete medzníky pridať.
Kategória Project
Použili ste indikátor stavu v MS Project?
Keď vytvárate projektový plán v aplikácii Project, tak indikátory priebehu až tak nepotrebujete. Keď projekt spustíte, tak vtedy je zaujímavé, aby ste mali pri jednotlivých úlohách značky, ktoré signalizujú ako ste na tom s úlohou. Tá môže byť naplánovaná na budúci termín, môže napredovať podľa plánu, môže byť oneskorená oproti plánu alebo je dokončená. Toto môžete graficky zobraziť v samostatnom stĺpci. Samozrejme v inom ako je štandardný prvý stĺpec Indikátory. Nižšie v texte stručne popisujem čo je indikátor stavu v MS Project.
Sviatky v MS Project a dĺžka projektu
Keď vytvárate projektový plán v MS Project, tak máte k dispozícii štandardný kalendár projektu, 24 hodinový, nočnú zmenu a kalendáre zdrojov. Pracovná zmena je nastavená štandardne od pondelka do piatka v časoch od 8:00 do 17:00 s hodinovou prestávkou. Toto sa započítava do dĺžky projektu a viete tak zistiť kedy projekt skončí. Ak na niektorý deň pripadne sviatok, tak aplikácia ho nemá nastavený. Bude ho započítavať do celkového trvania projektu ako pracovný deň. Preto by ste mali doplniť sviatky v MS Project aby ste získali skutočnú dĺžku projektu. Pretože napr. 1. a 8. máj sú pre aplikáciu pracovné dni dokým to nezmeníte.
Ako vymazať súhrnnú úlohu v MS Project
Ak robíte projektový plán s väčším počtom úloh, tak ich môžete zoskupiť ako súhrnné úlohy podľa rôznych kritérií. Tie si určujete podľa potreby, napr. administratíva, príprava, realizácia, dokončovanie a pod. Pod každou súhrnnou úlohou sú konkrétne čiastkové úlohy, ktoré nemusíte mať stále zobrazené nakoľko súhrnnú úlohu môžete zbaliť. Týmto budete mať prácu s projektovým plánom prehľadnejšiu. Popisoval som to v článku Súhrnná úloha v zozname úloh má význam. Ak by ste vytvorili súhrnnú úlohu omylom alebo nesprávne, tak jej vymazaním by ste vymazali aj vnorené čiastkové úlohy. Ako vymazať súhrnnú úlohu v MS Project popisujem v texte nižšie.
Čo je časová rezerva v MS Project
Pri plánovaní úloh v Microsoft Project nastavujete aj ich závislosti. To znamená, že úloha začne až keď predchádzajúca skončí alebo dve úlohy začnú naraz, príp. skončia rovnako a pod. Z dĺžky trvania úloh a ich závislostí viete zistiť kedy projekt skončí a ako dlho bude trvať. V rámci úloh môžete mať aj také, ktoré začínajú rovnako a každá má inú dĺžku trvania. V takejto situácii získavate pri takej úlohe rezervu. Ako vyzerá časová rezerva v MS Project popisujem v ďalšej časti textu.
Ako importovať z Excelu do MS Project
Pri vytváraní projektového plánu v Project zvyčajne vychádzate z informácii od špecialistov v konkrétnej problematike. Napr. v pri stavbe domu od projektantov a pri migrácii softvéru zase od administrátorov a pod. Špecialisti vám môžu pripraviť zoznam úloh, ktoré treba realizovať napr. v Excel tabuľke ak nemajú Project. Tento pripravený zoznam potrebujete umiestniť do vášho projektového plánu. Môžete preto pomerne jednoducho importovať z Excelu do MS Project.
Čo sú jednotky zdroja v Project
Keď vytvárate projektový plán v MS Project tak musíte zadať úlohy a ich závislosti. Okrem toho môžete doplniť aj zdroje, ktoré budú realizovať dané úlohy. Zdroje môžu byť pracovné, materiálové alebo nákladové. V prípade pracovných môžete dať konkrétnych ľudí alebo len pozície, napr. murár, elektrikár, programátor a pod. Pri týchto pozíciách môžete pomerne jednoducho zadať koľko murárov, elektrikárov a pod. máte k dispozícii. Po priradení zdroja k úlohe ju potom vykonáva daný počet pracovníkov. Čo sa deje ak zmeníte jednotky zdroja v Project popisujem v texte nižšie.
Používate sieťový diagram v MS Project?
Pri vytváraní projektov v MS Project najprv zadávate úlohy a vytvárate ich závislosti. Toto sa zobrazuje v Ganttovom grafe kde vidíte prehľad kedy a ako dlho budú trvať jednotlivé úlohy. Ako celok potom vidíte aj ako dlho bude projekt trvať. Okrem Ganttovho grafu môžete v aplikácii využívať aj iné zobrazenia. Úlohy môžete vidieť v kalendári, na časovej osi a ďalších. Sieťový diagram v MS Project využijete keď chcete úlohy vidieť podobne ako vo vývojovom diagrame.
Čo je práca nadčas v MS Project
Pri vytváraní projektového plánu v MS Project pridávate k úlohám aj zdroje. Tieto zdroje majú sadzbu, ktorá sa účtuje podľa štandardného kalendára, príp. vlastného. Pri štandardnom je to 8 hodín práce na deň. Ak zadáte k zdroju aj sadzbu za prácu nadčas, tak táto sa použije pri výpočte nákladov na úlohu. Problém je, že aplikácia sama automaticky nepridá napr. 2 hodiny nadčas ak zdroj bude pracovať 10 hodín. Prácu nadčas musíte naplánovať manuálne ako plánujete všetko ostatné. Ako funguje práca nadčas v MS Project popisujem na jednoduchom príklade.
Ako filtrovať a zvýrazniť úlohy v Project
V prípade projektov s väčším počtom úloh sú v MS Project dostupné nástroje, ktoré vám pomôžu lepšie sa orientovať v ich zozname. Môžete si pomerne jednoducho farebne označiť niektoré typy úloh, alebo ich filtrom zobraziť a ostatné skryť. Sú to primárne nástroje na zmenu zobrazenia. Nižšie stručne popisujem ako filtrovať a zvýrazniť úlohy v Project 2021.
Na čo je zobrazenie Používanie zdrojov v Project
Pri práci v aplikácii Project veľmi často využívate zoznam úloh a Ganttov graf. Tam vidíte pomerne veľa informácii a sú zobrazené celkom prehľadne. V aplikácii nájdete aj ďalšie zobrazenia, kde si pozriete ďalšie detaily, napr. o zdrojoch, úlohách alebo v kalendári a pod. Nižšie stručne popisujem na čo je zobrazenie Používanie zdrojov v Project a ako ho môžete prispôsobiť aby ste videli aj ďalšie informácie.
Čo je nové v MS Project 2021
Od piateho októbra 2021 sú okrem nového Windows 11 a Office 2021 dostupné aj aplikácie Visio a Project. Každá nová verzia prináša zopár noviniek aj keď nie sú také prelomové ako bola v minulosti zmena používateľského prostredia na pás s nástrojmi. V článku popisujem čo je nové v MS Project 2021 Professional aj keď v tomto prípade je to zanedbateľné minimum. Desktopovú aplikáciu som inštaloval popri aplikáciách z predplatného Microsoft 365 ako upgrade zo staršej verzie. (viac…)