Kategória Project

Keď vytvárate projektový plán v MS Project, tak máte k dispozícii štandardný kalendár projektu, 24 hodinový, nočnú zmenu a kalendáre zdrojov. Pracovná zmena je nastavená štandardne od pondelka do piatka v časoch od 8:00 do 17:00 s hodinovou prestávkou. Toto sa započítava do dĺžky projektu a viete tak zistiť kedy projekt skončí. Ak na niektorý deň pripadne sviatok, tak aplikácia ho nemá nastavený. Bude ho započítavať do celkového trvania projektu ako pracovný deň. Preto by ste mali doplniť sviatky v MS Project aby ste získali skutočnú dĺžku projektu. Pretože napr. 1. a 8. máj sú pre aplikáciu pracovné dni dokým to nezmeníte.

Ak robíte projektový plán s väčším počtom úloh, tak ich môžete zoskupiť ako súhrnné úlohy podľa rôznych kritérií. Tie si určujete podľa potreby, napr. administratíva, príprava, realizácia, dokončovanie a pod. Pod každou súhrnnou úlohou sú konkrétne čiastkové úlohy, ktoré nemusíte mať stále zobrazené nakoľko súhrnnú úlohu môžete zbaliť. Týmto budete mať prácu s projektovým plánom prehľadnejšiu. Popisoval som to v článku Súhrnná úloha v zozname úloh má význam. Ak by ste vytvorili súhrnnú úlohu omylom alebo nesprávne, tak jej vymazaním by ste vymazali aj vnorené čiastkové úlohy. Ako vymazať súhrnnú úlohu v MS Project popisujem v texte nižšie.

Pri plánovaní úloh v Microsoft Project nastavujete aj ich závislosti. To znamená, že úloha začne až keď predchádzajúca skončí alebo dve úlohy začnú naraz, príp. skončia rovnako a pod. Z dĺžky trvania úloh a ich závislostí viete zistiť kedy projekt skončí a ako dlho bude trvať. V rámci úloh môžete mať aj také, ktoré začínajú rovnako a každá má inú dĺžku trvania. V takejto situácii získavate pri takej úlohe rezervu. Ako vyzerá časová rezerva v MS Project popisujem v ďalšej časti textu.

Pri vytváraní projektov v MS Project najprv zadávate úlohy a vytvárate ich závislosti. Toto sa zobrazuje v Ganttovom grafe kde vidíte prehľad kedy a ako dlho budú trvať jednotlivé úlohy. Ako celok potom vidíte aj ako dlho bude projekt trvať. Okrem Ganttovho grafu môžete v aplikácii využívať aj iné zobrazenia. Úlohy môžete vidieť v kalendári, na časovej osi a ďalších. Sieťový diagram v MS Project využijete keď chcete úlohy vidieť podobne ako vo vývojovom diagrame.

V prípade projektov s väčším počtom úloh sú v MS Project dostupné nástroje, ktoré vám pomôžu lepšie sa orientovať v ich zozname. Môžete si pomerne jednoducho farebne označiť niektoré typy úloh, alebo ich filtrom zobraziť a ostatné skryť. Sú to primárne nástroje na zmenu zobrazenia. Nižšie stručne popisujem ako filtrovať a zvýrazniť úlohy v Project 2021.

Pri práci v aplikácii Project veľmi často využívate zoznam úloh a Ganttov graf. Tam vidíte pomerne veľa informácii a sú zobrazené celkom prehľadne. V aplikácii nájdete aj ďalšie zobrazenia, kde si pozriete ďalšie detaily, napr. o zdrojoch, úlohách alebo v kalendári a pod. Nižšie stručne popisujem na čo je zobrazenie Používanie zdrojov v Project a ako ho môžete prispôsobiť aby ste videli aj ďalšie informácie.

Pri práci s projektmi v MS Project sa môže stať, že budete potrebovať použiť údaje v inej aplikácii. Spraviť sa to dá rôznymi spôsobmi podľa zvolených údajov. Inak to bude pri zozname úloh a inak pri Ganttovom grafe, ktorý budete chcieť vložiť do prezentácie. Nižšie popisujem ako exportovať údaje z Projectu do Excelu v prípade, že potrebujete len zoznam úloh alebo zdrojov, prípadne priradení.