Kategória Access

V databáze Access môžete pracovať s dátumovými poľami tak, že využijete vstavané funkcie. Tieto umožňujú zadaný dátum a čas zobraziť v niekoľkých formátoch. Patrí tam aj možnosť zobraziť z dátumu štvrťrok v ktorom sa nachádza, číslo dňa v mesiaci, číslo týždňa a pod. Spraviť to môžete funkciou DatePart. Nižšie popisujem ako zo zadaného dátumu v Access zistiť deň v roku. To znamená jeho poradové číslo od 1 do 365.

V databázových aplikáciách môžete uchovávať rôzne typy údajov kam patria napr. faktúry, objednávky alebo iné evidencie. V prípade faktúr vytvoríte tabuľku, do ktorej budete okrem iných údajov zapisovať aj dátum vystavenia. Potom spravíte v dotaze vypočítané pole z dátumu vystavenia a konštanty. Výsledok zvyčajne neukladáte do tabuľky. Z dotazu potom takúto hodnotu zobrazujete vo formulároch a zostavách. Nižšie popisujem ako v Access počítať dátum splatnosti.

Pri práci s databázou Access vytvárate rôzne objekty od tabuliek, cez dotazy, formuláre až po zostavy. Vychádzate z tabuliek kde sú uložené údaje a z dotazov, kde s údajmi ďalej pracujete. Patria tam možnosti filtrovania pomocou kritérií, výpočty a manipulácia s údajmi. Postupne ako databázu vytvárate a používate sa môže priebežne počet objektov zvyšovať. Záleží od požiadaviek používateľov aké nové funkcie potrebujú. Následne môžete strácať prehľad medzi závislosťami objektov. Preto je vtedy vhodné použiť závislosti objektu Access, aby ste vedeli ako sú objekty vzájomne previazané.

V databáze Access sa robia výpočty najčastejšie v dotazoch ale dá sa to aj vo formulároch a zostavách. Výpočet môže byť jednoduchý kedy len niečo sčítate alebo vynásobíte a samozrejme aj komplexný s využitím rôznych vstavaných funkcií. Nie je to ale rovnaký spôsob výpočtu ako v Exceli aj keď funkcie vyzerajú rovnako alebo podobne. Rozdiel je v tom, že sa používajú údaje v poliach, nakoľko bunky Access nemá. Pridať text do výpočtu v zostave Access využijete hlavne kvôli dizajnovým požiadavkám.

V databázach je často potrebné robiť rôzne výpočty a súhrny údajov. Môže to byť na základe rôznych kritérií, ktoré nastavujete v dotaze. Ak potrebujete zobraziť z údajov, ktoré sú z jedného roka počty položiek v každom mesiaci, tak potrebujete súhrnný dotaz. Je to napr. počet zaregistrovaných servisných prehliadok v každom mesiaci. Môj postup ako spočítať položky po mesiacoch v Access vo vzorovej databáze servisu samozrejme nemusí byť jediným riešením takejto požiadavky. 😉

Databázy bez tabuliek fungovať nemôžu a preto je potrebné ich vždy dobre navrhnúť a následne vytvoriť. V Access sa polia (stĺpce) dajú pridať rôznymi spôsobmi v rôznych typoch zobrazenia. Jedným z nich je aj pridanie poľa v zobrazení tabuľky cez pripravené typy polí. Nižšie popisujem či pridanie poľa cez rýchle spustenie v Access má nejaký význam alebo ani veľmi nie.

Pri návrhu databázy je potrebné myslieť na to, aby údaje boli bez zbytočných znakov, ktoré následne zhoršujú ďalšie spracovanie. Patrí tam napr. pri zadávaní do poľa omylom vložená medzera koncovým používateľom aplikácie. Takýmto zbytočným preklepom sa dá predchádzať vhodnými nastaveniami. Ak chcete spraviť obmedzenie medzery cez overovacie pravidlo Access tak to nie je nič komplikované. Treba ale myslieť na všetky možnosti, ktoré môžu nastať.