Pri práci so súbormi v dokumentovej knižnici SharePoint môžete využívať webový prehliadač alebo Windows Prieskumníka ale aj priamo Office aplikácie. V prípade mobilných zariadení máte k dispozícii aj aplikácie. V každom nástroji máte dostupné rôzne možnosti. Napr. vlastné zobrazenia máte len v prehliadači cez webové rozhranie. V Prieskumníkovi Windows ich použiť neviete. Nižšie popisujem ako môžete zobraziť knižnicu SharePoint v Prieskumníkovi vo Windows 10.
Kategória SharePoint
Viete kto stiahol súbor zo SharePoint?
Ak potrebujete vedieť kto stiahol súbor zo SharePoint, tak ako administrátor v predplatnom Microsoft 365 môžete využiť službu auditovania. Okrem stiahnutia súboru môžete vidieť aj ďalšie aktivity, ktoré používatelia robia so súbormi a stránkami. Ďalej môžete prezerať aktivity so zoznamom SharePoint, zdieľaním a ďalšími. Momentálne si môžete vybrať či použijete v auditovaní klasické vyhľadávanie alebo nové vyhľadávanie, ktoré je v čase písania tohto textu ako Preview – ukážka služby.
Dá sa použiť súbor na SharePointe ak nemáte prístup?
Lokality na SharePointe môžete mať súkromné alebo verejné. V prípade verejných sa môžu k údajom dostať aj ľudia v organizácii, ktorých ste nenastavili ako členov. Ak máte súkromnú lokalitu (skupinu), tak údaje vidíte len ak ste členom. Členov pridáva vlastník lokality na základe rozhodnutia podľa toho kto môže údaje v lokalite vidieť a pracovať s nimi. To sa týka knižníc aj zoznamov a ďalších možností dostupných údajov. Čo ak potrebujete sprístupniť súbor kolegovi, ktorý nemôže byť plnohodnotným členom danej lokality kvôli ochrane osobných údajov? Nižšie popisujem ako použiť súbor na SharePointe ak nemáte prístup k lokalite ako člen.
Ako odstrániť verzie na SharePointe
Ak používate tímovú lokalitu SharePoint, tak v knižnici aj zozname môžete využívať históriu verzií súborov / položiek. Pre používateľov je to užitočné v prípadoch kedy spravíte nejaké zmeny, ktoré po určitom čase chcete vrátiť späť. Prípadne vo Worde vymažete nejakú časť textu dokumentu a túto časť textu chcete vrátiť späť. Vtedy ale musíte využiť históriu priamo v aplikácii Word. Pomocou kroku späť v aplikácii sa to po čase už nedá, ale zo staršej verzie to skopírovať môžete. Ak niektorú verziu nechcete mať v histórií, tak riešením je odstrániť verzie na SharePointe. Pri jednotlivých súboroch / položkách je to jednoduché.
Čo je nastavenie hodnotení na SharePointe
Nastavenie hodnotení na SharePointe môžete aplikovať na knižnicu aj zoznam. Slúži na to, aby používatelia mohli pridať k položke svoje hodnotenie Páči sa mi to alebo pomocou hviezdičiek od 1 do 5. Na základe hodnotenia môžete ako vlastník knižnice / zoznamu spraviť určité biznis rozhodnutie. Napr. ak vytvoríte zoznam kde používatelia pridávajú návrhy na darčeky a chcete aby hodnotili aj ostatné návrhy. Podľa najlepšieho hodnotenia budete vedieť, ktorý darček by ste mali zaobstarať. Ako hodnotenia používať si pozriete aj v krátkom videu.
Aký je súčet veľkostí súborov v knižnici SharePoint
V cloude od Microsoftu máte súbory uložené vo OneDrive alebo v dokumentovej knižnici SharePoint. Vo OneDrive vidíte stĺpec s veľkosťou súboru. V prípade SharePointu si ho musíte pridať do zobrazenia. Okrem samotnej veľkosti súboru môžete cez zobrazenie spraviť aj ďalšie nastavenia. Potom budete mať k dispozícii súčet veľkostí súborov v knižnici SharePoint aj podľa typu. Samozrejme za predpokladu, že takúto informáciu potrebujete. 😊 Tj. akú sumárnu veľkosť majú dokumenty, akú zošity alebo prezentácie v jednej konkrétnej knižnici.
Zobrazenie panelov v zozname SharePoint
V dokumentových knižniciach a zoznamoch na SharePointe môžete používať zobrazenia, ktorými si sprehľadňujete prácu so súbormi a údajmi. V prípade zoznamov (LIsts) okrem klasického zobrazenia zoznamu alebo galérie môžete využívať aj
Ako zmeniť zobrazenie SharePoint na verejné
V knižniciach a zoznamoch na SharePointe môžete využívať zobrazenia. Tie zlepšujú prácu s údajmi a súbormi lebo môžete nastaviť filtrovanie, zoskupovanie a pod. Pre každé zobrazenie knižnice alebo zoznamu si volíte či má byť viditeľné verejne. Vtedy ho budú používať všetci členovia lokality alebo bude privátne len pre Vás. Privátne vidí len ten konkrétny používateľ, ktorý ho vytvoril. Ak sa rozhodnete svoje privátne zobrazenie zmeniť na verejné pre všetkých, tak postup je trochu nepraktický. V krátkom videu si pozriete ako zmeniť privátne zobrazenie SharePoint na verejné .
Ako odstrániť súbory z knižnice SharePoint
Lokality na SharePointe máte zvyčajne rozdelené podľa oddelení, teamov, projektov a pod. V dokumentových knižniciach následne ukladáte súbory podľa rôznych kritérií. Môže to byť podľa typu súboru alebo podľa názvov v rámci nejakého projektu. Ak po čase zistíte, že niektoré súbory konkrétneho typu v dokumentovej knižnici už nepotrebujete tak ich môžete vymazať. Aby ste to nerobili manuálne jeden po druhom, tak môžete využiť zobrazenie, cez ktoré si celý postup zrýchlite a spravíte to celé naraz. Ako odstrániť súbory z knižnice SharePoint si pozriete aj v krátkom videu.
Ako použiť metaúdaje v knižnici SharePoint
V dokumentovej knižnici na SharePointe môžete využívať vlastné stĺpce a zobrazenia. Do stĺpca zadávate požadované metaúdaje, ktorými spresňujete informácie o súbore. Môže to byť napr. stĺpec so stavom rozpracovania / dokončenia súboru. Taktiež môžete pridať kontakty, alebo údaje zo súboru. V prípade, že by ste ukladali do knižnice objednávky napísané vo Worde, tak môžete vytvoriť stĺpec cena a tento bude zobrazovať cenu tej objednávky. Následne podľa tohto stĺpca môžete súbory filtrovať alebo zoskupovať a vyhľadávať. Ako použiť metaúdaje v knižnici SharePoint a vo Worde si pozriete aj v krátkom videu.
Viete zistiť počet súborov v knižnici SharePoint podľa typu?
Pri práci so súbormi na SharePointe môžete využívať rôzne nastavenia, ktoré vám v určitých situáciách zjednodušia prácu. Pomocou zobrazení môžete súbory zoskupiť podľa rôznych kritérií. Ak máte situáciu kedy potrebujete vedieť koľko ktorých typov súborov máte v knižnici, tak to spravíte pomerne jednoducho. Rovnako tak môžete zoskupiť a zistiť počty súborov podľa dátumov a iných vlastností. Možností je veľa ako zistiť počet súborov v knižnici SharePoint. Dá sa to cez web alebo aj pomocou MS Access. Ako to spraviť si pozriete aj v krátkom videu.
Získanie prístupu na lokalitu SharePoint
Ako vlastník lokality na SharePointe pri jej vytváraní nastavujete či má byť verejná v rámci organizácie alebo súkromná len pre konkrétnych používateľov. Z pohľadu bežného používateľa môžete na domovskej stránke vyhľadať lokality a použiť ich. V tomto vyhľadávaní ale nevidíte tie lokality kam nemáte prístup. Preto získanie prístupu na lokalitu SharePoint vyžaduje, aby ste poznali jej URL adresu. Ďalší postup popisujem v texte nižšie.