Kategória SharePoint

Ak ukladáte súbory do dokumentovej knižnice na SharePointe, tak môžete pridať nové stĺpce, ktoré budú obsahovať doplňujúce informácie. Môže to byť napr. stav súboru – rozpracovaný, finálny, odložený, čaká na revíziu a pod. Podľa takéhoto stavu sa používatelia lepšie zorientujú v zozname súborov. Spraviť to môžete niekoľkými spôsobmi. Ako rozbaľovací zoznam alebo ako zaškrtávacie políčko a pod. Nižšie nájdete postup na označenie stavu súboru na SharePointe.

Na uchovávanie tabuľkových údajov môžete na SharePointe použiť zoznam a na uloženie súborov zase použijete dokumentovú knižnicu. V oboch prípadoch môžete pridať ďalšie stĺpce, vlastné alebo vybrať z existujúcich. Tie budú obsahovať doplnkové informácie, ktoré môžete využiť pri filtrovaní, zoraďovaní alebo zoskupovaní v zobrazeniach. Každý zoznam aj knižnica obsahuje stĺpec s jednoznačnou identifikáciou vo forme ID čísla. Nižšie popisujem ako doplniť ID číslo do zoznamu SharePoint.

Používatelia tímovej lokality na SharePointe môžu ukladať súbory do dokumentových knižníc a údaje do zoznamov. Ak máte v knižnici veľa súborov, tak je vhodné využívať zobrazenia alebo filtre. Pomocou filtrov si zobrazíte napr. len súbory z Wordu alebo len z Excelu a pod. V knižniciach aj zoznamoch môžete mať vlastné stĺpce, ktoré sa nemusia zobrazovať v table filtra. Nižšie popisujem ako pridať stĺpce do filtra SharePoint. Platí to aj v prípade, že by ste si niektorý stĺpec z filtrovacej tably odobrali.

V zoznamoch a knižniciach na SharePointe môžete využívať zobrazenia, ktoré umožňujú spresniť čo sa bude zobrazovať a čo sa nebude. Ak v zozname na SharePointe evidujete nejaké produkty, ktoré majú dátum spotreby / platnosti, tak môžete využiť zobrazenie na to, aby sa takéto položky skryli ak im platnosť skončí. Stačí na to využiť jednoduché nastavenie filtra v úprave zobrazenia. Ako spraviť skrytie položiek po konci platnosti na SharePointe si pozriete v texte nižšie.