Kategória SharePoint

Keď vytvoríte novú lokalitu SharePoint tak bude mať domovskú stránku podľa šablóny, ktorú ste zvolili. Keď vám domovská stránka nevyhovuje alebo tam chcete niečo doplniť, tak ju môžete pomerne jednoducho upraviť. Doplniť môžete rôzne webové časti, ktoré nájdete v galérii. Patria tam časti textu, médií, obsahu, dokumenty, zoznamy, knižnice, informačné kanály, novinky a ďalšie. Nižšie popisujem ako pridať tlačidlo na stránku SharePoint. Toto obsahuje URL adresu, cez ktorú sa dostanete k požadovanému zdroju informácii. Je to niečo podobné ako tlačidlo na akciu (Call to action – CTA) na bežných verejných weboch.

V zozname na SharePointe máte tabuľkové údaje, s ktorými môžu pracovať kolegovia, ktorí majú prístup na lokalitu. Vlastník lokality vytvára požadované zoznamy, aby tam mohli používatelia pridávať údaje a pracovať s nimi. Zoznam môžete vytvoriť z pripravených šablón pre rôzne účely. Patria tam napr. sledovanie problémov, správca majetku, žiadanky o služobné cesty a ďalšie. Vytvoriť ho môžete aj podľa seba bez šablóny. Ak už máte údaje v nejakom súbore, ktoré sú v tabuľkovej forme, tak to môžete využiť na vytvorenie zoznamu. Nižšie popisujem ako vytvoriť zoznam SharePoint zo súboru v Exceli alebo CSV.

Do zoznamu na SharePointe môžete pridávať tabuľkové (databázové) údaje podobne ako by ste ich pridali do Excelu. Zoznamy môžete vytvoriť buď priamo v lokalite SharePoint alebo cez aplikáciu Lists do požadovanej lokality. Na výber máte pripravené šablóny alebo môžete pridať svoje vlastné stĺpce. Stĺpcom môžete podľa potreby nastaviť aj voľbu požadovať, aby tento stĺpec obsahoval informácie príp. predvolenú hodnotu. Ak dodatočne zmeníte v zozname s existujúcimi údajmi požiadavku na povinnosť zadať údaje a tie tam nemáte vložené, tak musíte spraviť určité opatrenia. Nižšie popisujem čo sa stane keď chýbajú požadované údaje v zozname SharePoint.

Ak chcete zistiť kedy bola lokalita SharePoint naposledy použitá, môžete sa pozrieť do centra spravovania SharePoint. Tento nástroj vám umožní zobraziť informácie o používaní lokality, ako sú počty návštev alebo počty súborov a pod. Toto si môžete pozrieť pre všetky lokality v jedom zobrazení a zoznam môžete aj exportovať do csv súboru. Niektoré štatistické informácie nájdete aj priamo na konkrétnej lokalite. V centrálnom zozname lokalít tak môžete odhaliť, ktoré sú neaktívne a používatelia ich nenavštevujú. Následne sa môžete rozhodnúť čo s takou neaktívnou lokalitou spravíte. Nižšie popisujem kde môžete overiť posledné použitie lokality SharePoint.

Na lokalitu SharePoint môžete ukladať súbory do knižníc alebo tabuľkové údaje do zoznamov. Okrem toho môžete pridávať aj novinky. To sú stránky, kde pridávate webové časti cez ktoré zobrazujete texty, obrázky a iné prvky. Vo výsledku to môže vyzerať ako blogový príspevok. Cez takéto stránky informujete používateľov lokality o dôležitých informáciách. Všetky takéto príspevky nájdete v menu cez položku Stránky. Okrem textových noviniek môžete pridať aj prepojenie na správy na SharePointe. To je len odkaz na inú stránku na lokalite alebo hocikde na internete.

Pri práci s údajmi na SharePointe tieto ukladáte do zoznamov. Súbory máte uložené v dokumentových knižniciach. Zoznamy aj knižnice môžete vytvoriť keď ste vlastníkom lokality. Údaje (jednotlivé záznamy) a súbory môžete ukladať aj keď ste len členom lokality. V prípade, že zoznam už nebudete potrebovať, tak jeho odstránenie je jednoduché. Predtým samozrejme dobre zvážte či údaje zo zoznamu už nebudete potrebovať. V prípade, že niektoré záznamy sú dôležité, tak si ich skopírujte na iné miesto. Nižšie popisujem odstránenie zoznamu SharePoint online.