Kategória SharePoint

Do zoznamu na SharePointe môžete pridávať tabuľkové (databázové) údaje podobne ako by ste ich pridali do Excelu. Zoznamy môžete vytvoriť buď priamo v lokalite SharePoint alebo cez aplikáciu Lists do požadovanej lokality. Na výber máte pripravené šablóny alebo môžete pridať svoje vlastné stĺpce. Stĺpcom môžete podľa potreby nastaviť aj voľbu požadovať, aby tento stĺpec obsahoval informácie príp. predvolenú hodnotu. Ak dodatočne zmeníte v zozname s existujúcimi údajmi požiadavku na povinnosť zadať údaje a tie tam nemáte vložené, tak musíte spraviť určité opatrenia. Nižšie popisujem čo sa stane keď chýbajú požadované údaje v zozname SharePoint.

Ak chcete zistiť kedy bola lokalita SharePoint naposledy použitá, môžete sa pozrieť do centra spravovania SharePoint. Tento nástroj vám umožní zobraziť informácie o používaní lokality, ako sú počty návštev alebo počty súborov a pod. Toto si môžete pozrieť pre všetky lokality v jedom zobrazení a zoznam môžete aj exportovať do csv súboru. Niektoré štatistické informácie nájdete aj priamo na konkrétnej lokalite. V centrálnom zozname lokalít tak môžete odhaliť, ktoré sú neaktívne a používatelia ich nenavštevujú. Následne sa môžete rozhodnúť čo s takou neaktívnou lokalitou spravíte. Nižšie popisujem kde môžete overiť posledné použitie lokality SharePoint.

Na lokalitu SharePoint môžete ukladať súbory do knižníc alebo tabuľkové údaje do zoznamov. Okrem toho môžete pridávať aj novinky. To sú stránky, kde pridávate webové časti cez ktoré zobrazujete texty, obrázky a iné prvky. Vo výsledku to môže vyzerať ako blogový príspevok. Cez takéto stránky informujete používateľov lokality o dôležitých informáciách. Všetky takéto príspevky nájdete v menu cez položku Stránky. Okrem textových noviniek môžete pridať aj prepojenie na správy na SharePointe. To je len odkaz na inú stránku na lokalite alebo hocikde na internete.

Pri práci s údajmi na SharePointe tieto ukladáte do zoznamov. Súbory máte uložené v dokumentových knižniciach. Zoznamy aj knižnice môžete vytvoriť keď ste vlastníkom lokality. Údaje (jednotlivé záznamy) a súbory môžete ukladať aj keď ste len členom lokality. V prípade, že zoznam už nebudete potrebovať, tak jeho odstránenie je jednoduché. Predtým samozrejme dobre zvážte či údaje zo zoznamu už nebudete potrebovať. V prípade, že niektoré záznamy sú dôležité, tak si ich skopírujte na iné miesto. Nižšie popisujem odstránenie zoznamu SharePoint online.

Ak potrebujete vedieť kto stiahol súbor zo SharePoint, tak ako administrátor v predplatnom Microsoft 365 môžete využiť službu auditovania. Okrem stiahnutia súboru môžete vidieť aj ďalšie aktivity, ktoré používatelia robia so súbormi a stránkami. Ďalej môžete prezerať aktivity so zoznamom SharePoint, zdieľaním a ďalšími. Momentálne si môžete vybrať či použijete v auditovaní klasické vyhľadávanie alebo nové vyhľadávanie, ktoré je v čase písania tohto textu ako Preview – ukážka služby.

Lokality na SharePointe môžete mať súkromné alebo verejné. V prípade verejných sa môžu k údajom dostať aj ľudia v organizácii, ktorých ste nenastavili ako členov. Ak máte súkromnú lokalitu (skupinu), tak údaje vidíte len ak ste členom. Členov pridáva vlastník lokality na základe rozhodnutia podľa toho kto môže údaje v lokalite vidieť a pracovať s nimi. To sa týka knižníc aj zoznamov a ďalších možností dostupných údajov. Čo ak potrebujete sprístupniť súbor kolegovi, ktorý nemôže byť plnohodnotným členom danej lokality kvôli ochrane osobných údajov? Nižšie popisujem ako použiť súbor na SharePointe ak nemáte prístup k lokalite ako člen.