Kategória Outlook

Ak často posielate rovnaký typ e-mailu, napr. s textom upomienky alebo poďakovaním za obchodné stretnutie tak si môžete ušetriť čas a prácu vytvorením šablóny správy. Túto môžete opakovane používať vždy keď chcete odoslať email s pripraveným textom. Šablóna správy je samostatný súbor, ktorý obsahuje pripravený a naformátovaný text, obrázky, podpisy a ďalšie prvky, ktoré chcete zahrnúť do svojich e‑mailov. Nižšie popisujem ako vytvoriť a používať šablónu správy v Outlooku 365.

V podnikovom prostredí máte kontakty v globálnom adresári cez poštový server Exchange a všetci ich majú rovnaké. V Outlooku si môžete vytvoriť aj vlastné kontakty, ktoré vidíte len vy. Nájdete ich v menu Ľudia a štandardné zobrazenie sa volá taktiež Ľudia. Je to zoznam kontaktov pod sebou a vedľa vidíte detaily. Zoznam nie je zobrazený v poradí Priezvisko, Meno ale opačne. Je to trochu nepraktické. Zobrazenie môžete zmeniť za iné a tam budete vidieť aj viac detailov. Dokonca aj to kedy ste vytvorili kontakt v Outlooku.

Ak používate kalendár Outlook, tak si môžete zobraziť stav udalosti ako voľný, nezáväzne, nemám čas, mimo pracoviska a pracujem inde. Týmto čiastočne farebne odlíšite jednotlivé udalosti. Napr. stav mimo pracoviska je bordovým a pracujem inde je označený modrou mriežkou. Takto farebne rozlíšené udalosti vám sprehľadnia kalendár. Doplniť to môžete aj o farebnú kategóriu aby ste si veci v kalendári sprehľadnili ešte viac. Ak potrebujete v Outlooku vyhľadať udalosti mimo pracoviska, tak to ide pomerne jednoducho.

Dávnejšie som popisoval ako môžete zobraziť dĺžku trvania udalosti v Outlooku. Tento údaj môžete potom skopírovať do Excelu a spočítať ako dlho ste pracovali na nejakej činnosti ak ste si do názvu pridali položku, ktorú použijete na zoskupenie. Toto aktuálne v Outlooku 365 (ver. 2212) nefunguje a rovnaký výsledok získate trochu iným, zdĺhavejším spôsobom. Čo by ste teda mali spraviť ak sa nezobrazuje trvanie udalosti v Outlooku vo vyhľadávaní?