Kategória Outlook

Dávnejšie som popisoval ako môžete zobraziť dĺžku trvania udalosti v Outlooku. Tento údaj môžete potom skopírovať do Excelu a spočítať ako dlho ste pracovali na nejakej činnosti ak ste si do názvu pridali položku, ktorú použijete na zoskupenie. Toto aktuálne v Outlooku 365 (ver. 2212) nefunguje a rovnaký výsledok získate trochu iným, zdĺhavejším spôsobom. Čo by ste teda mali spraviť ak sa nezobrazuje trvanie udalosti v Outlooku vo vyhľadávaní?

Ak používate v Outlooku viac emailových účtov, tak môžete mať aj viac kalendárov. Môžete ich mať samozrejme viac aj pre jeden účet. Záleží len na vás či potrebujete evidovať kalendárové údaje na viacerých miestach. Zvyčajne to používatelia majú tak, že jeden kalendár je na ich vlastné udalosti a schôdze. Potom je ďalší na sviatky, narodeniny a nejaký kalendár skupiny. Okrem toho si môžete pridať aj nejaký vlastný napr. pre športový klub a pod. V prípade viacerých kalendárov si vyberáte do ktorého udalosť zapíšete. V prípade potreby môžete premiestniť udalosť medzi kalendármi v Outlook.

Pri dennom používaní Outlooku dostávate okrem bežných správ aj tie, ktoré obsahujú prílohu. Ideálne je, keby odosielateľ priložil prílohu cez odkaz na ukladací priestor OneDrive alebo SharePoint. Toto ale používatelia nerobia pravidelne a prílohy prikladajú priamo do správy. Niekedy sú takéto prílohy veľké aj niekoľko MB. Čím je príloha väčšia, tým viac problémov s tým môžete mať. Správa sa nemusí zmestiť do vašej schránky ak sa blížite k limitu jej naplnenosti. Ak chcete nájsť veľkú poštu v Outlooku, aby ste ju mohli zo schránky vymazať a uvoľniť tak miesto, tak máte niekoľko možností.

Občas sa stane, že používatelia pošty označia svoje odosielané správy ako dôležité pomocou červeného výkričníka. Existuje aj opačná možnosť, ktorú použijete ak správa nie je veľmi dôležitá. Vtedy ju označíte modrou šípkou. Ak chcete zobraziť dôležitú poštu v Outlooku na jednom mieste, tak to spravíte pomocou vyhľadávacieho priečinka. Klasické vyhľadávanie by ste museli každý raz nastaviť a zbytočne by vás to zdržiavalo.

Doručenú poštu v Outlooku máte zvyčajne ako predvolený priečinok kam prijímate nové správy. Okrem toho sú dostupné aj ďalšie priečinky na odoslanú poštu, koncepty a pod. Vytvoriť si môžete aj vlastné priečinky podľa rôznych kritérií ako chcete triediť poštu. Do takýchto priečinkov zvyčajne presúvate poštu manuálne myšou keď email prijmete alebo pomocou pravidiel a vtedy to ide automaticky. Tento postup spôsobí, že reálne tú poštu budete mať v zvolenom priečinku. Ak poštu chcete ponechať v priečinku doručená pošta a aj napriek tomu ju triediť, tak použite vyhľadávací priečinok v Outlooku.

Používatelia aplikácie Outlook v podnikovom prostredí majú k dispozícií globálny adresár, ktorý obsahuje kontakty na kolegov v rámci organizácie. Tieto kontakty pridáva administrátor služby vytvorením nového používateľa. Okrem toho môžete mať v Outlooku aj vlastné kontakty, ktoré si zadáte napr. prepísaním údajov z papierovej vizitky, ktorú vám dá konkrétny človek na osobnom stretnutí. Takýto kontakt môže okrem mena, telefónneho čísla a emailu obsahovať aj ďalšie informácie. Každé pole kontaktu môžete využiť na zoskupenie napr. podľa spoločnosti. Nižšie popisujem ako zoskupiť kontakty v Outlooku.