Kategória Outlook

Občas sa stane, že používatelia pošty označia svoje odosielané správy ako dôležité pomocou červeného výkričníka. Existuje aj opačná možnosť, ktorú použijete ak správa nie je veľmi dôležitá. Vtedy ju označíte modrou šípkou. Ak chcete zobraziť dôležitú poštu v Outlooku na jednom mieste, tak to spravíte pomocou vyhľadávacieho priečinka. Klasické vyhľadávanie by ste museli každý raz nastaviť a zbytočne by vás to zdržiavalo.

Doručenú poštu v Outlooku máte zvyčajne ako predvolený priečinok kam prijímate nové správy. Okrem toho sú dostupné aj ďalšie priečinky na odoslanú poštu, koncepty a pod. Vytvoriť si môžete aj vlastné priečinky podľa rôznych kritérií ako chcete triediť poštu. Do takýchto priečinkov zvyčajne presúvate poštu manuálne myšou keď email prijmete alebo pomocou pravidiel a vtedy to ide automaticky. Tento postup spôsobí, že reálne tú poštu budete mať v zvolenom priečinku. Ak poštu chcete ponechať v priečinku doručená pošta a aj napriek tomu ju triediť, tak použite vyhľadávací priečinok v Outlooku.

Používatelia aplikácie Outlook v podnikovom prostredí majú k dispozícií globálny adresár, ktorý obsahuje kontakty na kolegov v rámci organizácie. Tieto kontakty pridáva administrátor služby vytvorením nového používateľa. Okrem toho môžete mať v Outlooku aj vlastné kontakty, ktoré si zadáte napr. prepísaním údajov z papierovej vizitky, ktorú vám dá konkrétny človek na osobnom stretnutí. Takýto kontakt môže okrem mena, telefónneho čísla a emailu obsahovať aj ďalšie informácie. Každé pole kontaktu môžete využiť na zoskupenie napr. podľa spoločnosti. Nižšie popisujem ako zoskupiť kontakty v Outlooku.

Pri práci s poštou sa položky ukladajú do pst alebo ost súboru podľa typu schránky. Sú tam odoslané, prijaté, koncepty ale aj kalendárové položky. Štandardne sa odoslaná pošta ukladá do tohto súboru (ost je lokálna kópia zo serveru). V prípade, že máte viac emailových schránok a poštu ukladáte do viacerých pst / ost súborov podľa schránky, tak si môžete zvoliť ako uložiť odoslanú položku do priečinka Outlook. To je za predpokladu, že správu chcete uložiť do iného súboru, alebo ju nechcete uložiť vôbec. Taktiež sa to hodí ak vytvoríte nový pst súbor a starý ponecháte ako archív. Vtedy sa môžu niektoré položky ešte ukladať do toho pôvodného.

Ak používate v Outlooku aj kalendár na tímovú spoluprácu, tak môžete poslať žiadosť o schôdzu svojim kolegom a kolegovia môžu odoslať žiadosť vám. V prípade, že vám žiadosť príde, tak je v doručenej pošte a vidíte jej popis aj časť kalendára kedy sa udalosť koná. V takýchto prípadoch môže organizátor chcieť aby ste sa vyjadrili či prídete alebo nie. Pri väčších schôdzach sa takéto vyjadrenie zvyčajne nepožaduje. Ak sa neplánujete zúčastniť takej udalosti, tak pravdepodobne chcete v Outlooku odstrániť udalosti bez stavu, tzv. požiadavky bez odpovede.