Cloudové služby od Microsoftu prechádzajú priebežne malými ale aj väčšími zmenami. Domovskú stránku OneDrive for Business nedávno Microsoft dosť zmenil. Presunuli niektoré tlačidlá, upravili vzhľad zobrazenia a niektoré ďalšie drobnosti. Medzi také patria farebné priečinky vo OneDrive, ktorými si môžete sprehľadniť prácu s priečinkami / súbormi. Môžete si tak zvýrazniť niektoré priečinky kde máte uložené dôležité súbory. Podobné nastavenie môžete spraviť aj v dokumentových knižniciach na SharePointe. V bezplatnom OneDrive toto nastavenie nie je aktuálne dostupné.
Kategória OneDrive
Aký je nový vzhľad OneDrive?
V prípade predplatného Microsoft 365 by ste si mali zvyknúť na fakt, že prostredie služby a aplikácií Microsoft priebežne mení. To znamená, že v priebehu určitého obdobia zistíte, že niektoré tlačidlo už nie je tam kde vždy bolo a je presunuté na iné miesto alebo ho úplne zrušili. Takto nedávno zmenili aj OneDrive for Business. Zmenu spravili vo vizuále prostredia a pridali aj niektoré novinky ohľadom ovládania. Nižšie popisujem nový vzhľad OneDrive for Business aj niektoré nové funkcie aké sú v čase písania článku. (viac…)
Aké sú nástrahy synchronizácie OneDrive
Pri práci so súbormi v cloude OneDrive alebo SharePoint môžete využívať webové prostredie služby. Tam môžete súbory zobrazovať, upravovať, premenovať, kopírovať a ďalšie úkony, ktoré so súbormi zvyčajne používatelia robia. Niektoré možnosti sú ale trochu obmedzené, napr. kopírovanie / presúvanie súborov z výsledkov vyhľadávania. Môžete si preto pomôcť aplikáciou OneDrive. V nej vidíte v Prieskumníkovi Windows súbory, ktoré máte v cloude. Samozrejme až vtedy ak ju správne nastavíte. Mali by ste ale myslieť aj na nástrahy synchronizácie OneDrive.
Aké je vyhľadávanie súborov vo OneDrive?
Pri práci so súbormi bez ohľadu na to kde sú uložené ich potrebujete aj vyhľadávať. Nemusíte si vždy pamätať kam ste nejaký súbor uložili a vtedy uvítate spoľahlivé vyhľadávanie súborov. To žiaľ webové prostredie OneDrive for Business neponúka. Chcete napr. hľadať súbory väčšie ako 25 MB lebo ich potrebujete vymazať aby vám nezaberali miesto. Cez webový OneDrive môžete bez problémov hľadať podľa názvu alebo typu súboru, príp. v rozsahu dátumov. Vyhľadávanie súborov vo OneDrive preto lepšie spravíte v prieskumníkovi Windows keď ich synchronizujete. Žiaľ, ani to nie je veľká sláva z pohľadu používateľskej skúsenosti.
Nastavenia aplikácie OneDrive sú vynovené
Ak vo Windows používate aplikáciu OneDrive na synchronizovanie súborov z cloudu do počítača, tak nemusíte používať webové rozhranie na prístup k súborom a stačí vám Windows Prieskumník. V ňom vidíte svoje súbory z cloudu aj keď ich nemusíte mať kompletne stiahnuté do počítača. Šetríte tak miesto na lokálnom zariadení. Stiahnu sa len tie súbory, ktoré použijete. Taktiež môžete uvoľniť lokálne miesto. Toto môžete nastaviť v aplikácii pre podnikový aj osobný OneDrive. Nižšie popisujem ako teraz vyzerajú nastavenia aplikácie OneDrive vo Windows.
Kde je štatistika súborov OneDrive
Ak používate podnikové / školské predplatné Microsoft 365, tak osobné súbory ukladáte do OneDrive for Business a tímové do dokumentovej knižnice na lokalite SharePoint. V prípade SharePointu majú k súborom prístup všetci používatelia, ktorí majú prístup do lokality. OneDrive je osobný ukladací priestor. Štandardne nemá nastavené zdieľanie. Súbory tak vidíte len vy. Keď potrebujte súbory / priečinky sprístupniť kolegom na ďalšie spracovanie / pripomienkovanie, tak ich musíte najprv zdieľať. Následne keď súbory použijú kolegovia, tak si môžete pozrieť základné informácie o tom kto so súborom pracoval. Nižšie popisujem kde je štatistika súborov OneDrive.
Ako vytvoriť zoznam súborov vo OneDrive
Ak používate OneDrive alebo SharePoint, tak máte niekoľko možností ako získať zoznam súborov / priečinkov z ukladacieho priestoru. V prípade SharePointu je to jednoduché a informácie môžete zobraziť v Exceli cez nástroj Získať údaje. V prípade OneDrive je to už trochu komplikovanejšie. Využiť by ste to mohli len vtedy ak synchronizujete OneDrive do Prieskumníka Windows. Ak nesynchronizujete, tak jedna z ciest je pomocou skriptu PowerShell alebo jednoduchším spôsobom pomocou služby Power Automate. Ako vytvoriť zoznam súborov vo OneDrive for Business pomocou Power Automate si pozriete aj v krátkom videu.
Chyba synchronizácie OneDrive s odkazom
V predplatnom Microsoft 365 môžete ukladať svoje súbory do OneDrive a tímové na SharePoint. Vidieť ich môžete cez webový portál, v Teams alebo v Prieskumníkovi Windows ak ich synchronizujete. Microsoft pridal na SharePoint tlačidlo Pridať odkaz na OneDrive. Týmto si vytvoríte skratku k súborom v dokumentovej knižnici na SharePointe. Budete ich vidieť aj cez OneDrive for Business. Toto riešenie ale spôsobuje konflikt synchronizácie s Windows Prieskumníkom. Ako sa chyba synchronizácie OneDrive s odkazom na SharePoint dá vyriešiť si pozriete aj v krátkom videu.
Ako zapísať názov súboru vo OneDrive do tabuľky
V prípade, že aktívne používate podnikový cloudový ukladací priestor OneDrive alebo SharePoint, tak môžete niektoré úlohy automatizovať pomocou Power Automate (PA). Je to služba, ktorú môžete využiť aj so službami iných výrobcov. V prípade, že potrebujete mať súbor so zoznamom názvov súborov v priečinku OneDrive, tak môžete využiť šablónu PA. Túto upravíte na svoje podmienky a keď pridáte do priečinka nový súbor, tak sa jeho názov zapíše do tabuľky Excel Online. Postup ako zapísať názov súboru vo OneDrive do tabuľky stručne popisujem v texte nižšie.
Ako použiť filter OneDrive
Pri aktívnom používaní cloudového ukladacieho priestoru OneDrive sa vám tam po čase nazhromaždí niekoľko stoviek až tisícok súborov. Aby ste mali v súboroch lepší prehľad, tak si zvyčajne súbory ukladáte do priečinkov podobne ako by ste si ich ukladali aj v lokálnom priečinku v počítači. Ak si po čase nepamätáte kam ste niektorý súbor uložili, tak môžete využiť vyhľadávanie v hornej časti okna. Ak si ale nepamätáte názov súboru, tak môžete použiť filter OneDrive. Tento ale nie je automaticky viditeľný a dostupný a je potrebné spraviť určitý krok aby ste sa k filtru dostali a mohli ho využiť.
Dá sa synchronizovať OneDrive s viac účtami?
Ak používate cloud na ukladanie súborov aby ste ich mali dostupné aj z iných zariadení, tak zvyčajne s nimi pracujete cez webové rozhranie služby. Office súbory môžete bez problémov otvárať / ukladať priamo v príslušnej aplikácii bez toho, aby ste museli použiť prehliadač. Ak chcete súbory kopírovať, presúvať alebo premenovať a odstrániť, tak vtedy je vhodná synchronizácia do zariadenia. Toto umožňuje so súbormi pracovať aj vtedy keď ste off-line. Ak využívate osobný OneDrive aj podnikový OneDrive for Business a SharePoint, tak môžete synchronizovať OneDrive s viac účtami.
Ako upraviť fotografiu vo OneDrive
Bezplatný cloudový ukladací priestor OneDrive aj ten podnikový OneDrive for Business obsahujú nástroj na základnú úpravu fotografií (aktuálne JPG, JPEG) priamo v prehliadači. Medzi tieto úpravy patrí orezanie, úprava svetla / farby a farebné filtre. Ako upraviť fotografiu vo OneDrive stručne popisujem v texte nižšie s obrázkami z podnikového ukladacieho priestoru. V tom bezplatnom cez MS účet je to rovnaké.