Pri práci s emailmi sa môžete stretnúť s požiadavkou kedy potrebujete doručené správy preposielať na inú adresu. Toto môžete nastaviť na úrovni Outlooku cez nastavenie Posielanie odpovedí. Platí to ale len pre konkrétnu správu. Potom môžete využiť Pravidlá pre poštu alebo Automatické odpovede mimo pracoviska. Všetky spomenuté možnosti nastavujete len za predpokladu, že máte prístup k Outlooku konkrétneho používateľa. Ak ale prístup k zariadeniu ani účtu používateľa nemáte, tak nastavenie preposielania emailov v Microsoft 365 môže spraviť administrátor služby.
Kategória Office 365
Alternatívne prihlásenie do konta Microsoft 365
Prihlasovanie silným heslom do rôznych služieb je veľmi dôležité, ale v dnešnej dobe je lepšie ak ho doplníte aj o ďalší faktor. Často na to môžete využiť mobilnú aplikáciu Microsoft Authenticator. V predplatnom Microsoft 365 môžete doplniť aj alternatívne spôsoby pre prípad, že by niektorý z tradičných spôsobov zlyhal. Nižšie popisujem kde nájdete nastavenie pre alternatívne prihlásenie do konta Microsoft 365.
Kde je zoznam Posledná aktivita v Microsoft 365
Keď sa prihlásite do svojho konta v predplatnom Microsoft 365, tak sa tento údaj zaznamená. Vidieť ho môže administrátor a postup je v článku Kde skontrolovať aktivity prihlásenia v Microsoft 365. Okrem administrátora si to môžete skontrolovať aj svojpomocne. Napr. pri podozrení, že sa niekto prihlásil pomocou vášho mena a hesla. Toto je zvyčajne situácia ak niekto z rodiny alebo kolegovia poznajú prihlasovacie údaje medzi sebou. Kde nájdete zoznam Posledná aktivita v Microsoft 365 popisujem v texte nižšie.
Na čo sú povolenia poštovej schránky v M365
Administrátor služby Microsoft 365 spravuje celé predplatné od pridania používateľov po nastavenie pravidiel bezpečnosti. Ako administrátor v prípade používateľov pridávate ich meno, priezvisko, emailovú adresu, licencie a ďalšie. Následne sa môže používateľ prihlásiť a používať služby z predplatného. Ak ale používateľ z nejakého dôvodu zostane nedostupný (odcestovaný, úraz, …) a v emailoch má dôležité správy, ktoré potrebujete na ďalšie biznis aktivity, tak vtedy potrebujete zásah administrátora. Môže nastaviť povolenia poštovej schránky v M365. Iný používateľ bude môcť otvoriť schránku nedostupného používateľa bez nutnosti meniť jeho heslo.
Ako hromadne spravovať kontakty v Microsoft 365
Aby ste efektívne mohli používať predplatné Microsoft 365, tak musíte najprv pridať používateľov. Minimálne to musí byť používateľské meno, email, heslo, meno a priezvisko. Taktiež musíte nastaviť aj ďalšie položky ako sú licencie na jednotlivé produkty. Ak to chcete mať dokonalé, tak môžete pridať aj kontaktné informácie. Podľa týchto informácii môžu iní používatelia v adresári vidieť napr. v akej lokalite daný používateľ pracuje (mesto, štát). Toto môžete nastaviť hneď keď pridávate nového používateľa alebo dodatočne. Ak to robíte neskôr, tak môžete jednotlivo alebo hromadne spravovať kontakty v Microsoft 365.
Kde skontrolovať emailové kvóty v Microsoft 365
Ak používatelia aktívne pracujú s emailmi, tak sa niektorým môže ľahko stať, že dosiahnu limit veľkosti poštovej schránky. Koľko z nastavenej veľkosti máte zaplnené zistíte aj priamo v Outlooku v ponuke súbor alebo v Outlooku pre web. Každý taktiež dostane emailové upozornenie, že sa blíži k maximálnej kapacite. Ak nevymažete nepotrebné položky, tak nebudete môcť prijímať a odosielať poštu dokým neodstránite položky aby ste zmenšili zaplnenie schránky. Z pohľadu administrátora služby by ste mali vedieť kde skontrolovať emailové kvóty v Microsoft 365. Aby ste mali prehľad o tom či sa niekto z používateľov neblíži k problémom s odosielaním / prijímaním.
Čo je pracovná doba zasadačky v Microsoft 365
Ak používate predplatné Microsoft 365, tak si môžete pridať okrem používateľov aj zdroje. Zvyčajne sú to miestnosti alebo iné zariadenia (napr. projektor) a stroje (napr. firemné auto). Každý zdroj má svoje nastavenia ako aj emailovú adresu. Tieto zadávate keď zdroj pridávate. Ak nastavenia potrebujete dodatočne zmeniť tak to spravíte pomerne jednoducho v centre spravovania. Ak zistíte, že používatelia si rezervujú zasadačku aj mimo pracovnej doby, tak to môžete zmeniť. Slúži na to nastavenie pracovná doba zasadačky v Microsoft 365.
Kde nastaviť emailové upozornenie v Microsoft 365
V podnikovom predplatnom Microsoft 365 máte aj poštový server Exchange online. Ten obsahuje poštové schránky používateľov z predplatného. Okrem pošty môžete používať a zdieľať aj údaje v kalendári alebo kontakty. Do emailov si môžu používatelia pridať svoje vlastné emailové podpisy, kde majú uvedené kontaktné údaje a pod. Okrem toho môže administrátor služby nastaviť rôzne doplnkové informácie, napr. ak email obsahuje prílohu, tak by ste doplnili text, že majú byť obozretnejší pri práci s prílohou. Tj. mali by ju skontrolovať antivírusovým programom a pod. Kde nastaviť takéto emailové upozornenie v Microsoft 365 popisujem v texte nižšie.
Využívajú používatelia prehliadač Edge v Microsoft 365?
Služby v predplatnom Microsoft 365 môžete používať priamo v niektorých aplikáciách v počítači alebo v mobilných zariadeniach. Okrem toho môžete pristupovať priamo cez webovú stránku služby. Aby ste mohli použiť Office pre web, prácu so súbormi vo OneDrive / SharePoint tak môžete použiť všetky moderné prehliadače. V prípade, že potrebujete vedieť či používatelia využívajú prehliadač Edge v Microsoft službách 365, tak to môžete overiť v centre spravovania.
Kto je čitateľ centra správ Microsoft 365?
V predplatnom Microsoft 365 je prvý používateľ, ktorý službu kúpil globálnym správcom. Ako globálny správca máte prístup ku všetkému čo v predplatnom máte. Informácií a nastavení je veľmi veľa a preto by ste v niektorých situáciách mali uvažovať o delegovaní niektorých činností na iných správcov alebo skúsených používateľov. Microsoft robí vo svojich službách rôzne zmeny, vylepšenia a pridáva / odoberá niektoré služby. Tieto zmeny notifikuje v centre správ. Aby vám niektoré informácie neunikli, tak môžete poskytnúť prístup k týmto informáciám aj pre iných používateľov. V krátkom videu si pozriete ako rola čitateľ centra správ Microsoft 365 môže zobrazovať takéto informácie od MS.
Ako vytvoriť vlastný rýchly prístup v Office 365
V prípade, že používate predplatné Microsoft 365 cez webový portál, tak môžete pracovať so súbormi v cloude cez služby kde sú tieto súbory uložené. To je osobný ukladací priestor OneDrive a tímový priestor SharePoint. Na domovskej stránke služby M365 vidíte tieto súbory v jednom zozname. V krátkom videu si pozriete ako vytvoriť vlastný rýchly prístup v Office 365. Uvidíte ako súbory zoskupiť podľa typu, vlastníka alebo kto súbor zdieľa.
Na čo je distribučný zoznam v Microsoft 365
V predplatnom Microsoft 365 môžete používateľov zaradiť do niekoľkých typov skupín. Odporúčaná je skupina Microsoft 365, ku ktorej budete mať aj lokalitu SharePoint a team v MS Teams. V prípade, že potrebujte len základnú skupinu na odosielanie správ používateľom, tak je na to vhodný distribučný zoznam v Microsoft 365. Takáto skupina môže obsahovať zoznam adries v konkrétnej budove alebo pobočke, príp. zoznam adries nejakého oddelenia a pod. Ak chcete všetkým napísať email, tak to spravíte cez tento zoznam a to ani nemusíte vedieť kto konkrétne v danej pobočke / budove pracuje.