Keď si zakúpite službu Microsoft 365, tak nastavujete aj svoju lokalitu kde pôsobíte. Microsoft sa preto snaží umiestniť vaše údaje najbližšie k vašej geografickej oblasti, aby zabezpečil optimálny výkon a dodržiavanie právnych predpisov v danej lokalite. Zvyčajne sú vaše údaje umiestnené do najbližšieho dostupného regiónu služby Microsoft 365. Napríklad, ak ste predplatiteľom Microsoft 365 v Európskej únii, tak vaše údaje budú pravdepodobne v EÚ. Ak ste predplatiteľom v USA, tak vaše údaje budú pravdepodobne v danom regióne USA. Nižšie popisujem kde nájdete či sú vaše údaje v Microsoft 365 v Európe.
Kategória Office 365
Na čo je vlastný mail tip v Microsoft 365
Vlastný mail tip v Microsoft 365 je funkcia, pomocou ktorej môžete zobraziť v Outlooku prispôsobenú správu v okne Nový e-mail, keď zadáte adresu príjemcu. Táto funkcia je užitočná, ak chcete upozorniť odosielateľov na špecifické informácie alebo pokyny týkajúce sa príjemcu, napríklad jeho obmedzenú dostupnosť, preferencie alebo iné obmedzenia. Vlastný mail tip sa používa v Microsoft 365 (Exchange online), ak chcete pridať alebo zmeniť mail tip pre konkrétny poštový objekt, ako je poštová schránka, zdroj, kontakt alebo zdieľaná poštová schránka.
Kde skontrolovať aktivácie Office 365 aplikácií
V rámci predplatného Microsoft 365 máte k dispozícii rôzne služby a aplikácie. Tam patria aj Office aplikácie, ktoré premenovali na Microsoft 365 aplikácie pre podniky. Je to síce stále balík Office, len v predplatnom sa inak volá. 😀 Administrátor môže každému používateľovi priradiť rôzne aplikácie (licencie) zo zakúpených v predplatnom. Toto môžete skontrolovať a nastaviť v zozname aktívnych používateľov v centre spravovania. Okrem toho môžete ako administrátor skontrolovať aktivácie Office 365 aplikácií z pohľadu počtu priradených a z toho aktivovaných licencií ako aj podľa platforiem (Windows, Mac a pod.)
Zdieľanie v Microsoft 365 je vynovené
Ak používate predplatné Microsoft 365, tak ste si určite všimli, že niektoré funkcie a aplikácie Microsoft občas zmení. Môže pridať nejaké nové, odobrať existujúce alebo ich vylepší, príp. zhorší. 😊 Takto zmenili aj okno zdieľania súborov. Princíp zostal zachovaný, ale v prvom kroku to vyzerá trochu inak. Použiť to môžete vo OneDrive, SharePoint ale aj priamo v Office aplikáciách alebo vo Windows prieskumníkovi a na domovskej stránke služby Microsoft 365. Vždy budete vidieť rovnaké okno. Nižšie popisujem ako teraz v prvom kroku vyzerá zdieľanie v Microsoft 365.
Má aplikácia Microsoft 365 význam?
Ak používate predplatné Microsoft 365, tak môžete využívať webové prostredie kde nájdete svoje služby a súbory. Administrátori tam majú centrum spravovania kde nastavujú jednotlivé služby. Z pohľadu koncového používateľa sa potrebujete dostať k svojim súborom uloženým vo OneDrive / SharePoint. Upravujete ich buď v Office aplikáciách pre web alebo v desktopových, ktoré máte inštalované v počítači. Dostanete sa k nim aj cez web, cez Teams, jednotlivé Office aplikácie alebo aj cez špeciálnu aplikáciu Microsoft 365. Otázkou je, či má pre vás táto aplikácia Microsoft 365 význam? 😊
Viete kde sú informácie o novinkách v Microsoft 365?
Ak používate službu s predplatným, tak je dobré aby ste vedeli v akom stave je služba. Či všetko funguje správne alebo sú neočakávané a plánované výpadky. Okrem toho si môžete pozrieť aj informácie o novinkách v Microsoft 365. Tie sa vám môžu hodiť kvôli koncovým používateľom aby ste im vedeli referovať aké zmeny sa chystajú v ich obľúbených aplikáciách. Môže to byť napr. pridanie novej funkcie alebo aj opačne odobratie nejakej funkcie.
Nastavenie preposielania emailov v Microsoft 365
Pri práci s emailmi sa môžete stretnúť s požiadavkou kedy potrebujete doručené správy preposielať na inú adresu. Toto môžete nastaviť na úrovni Outlooku cez nastavenie Posielanie odpovedí. Platí to ale len pre konkrétnu správu. Potom môžete využiť Pravidlá pre poštu alebo Automatické odpovede mimo pracoviska. Všetky spomenuté možnosti nastavujete len za predpokladu, že máte prístup k Outlooku konkrétneho používateľa. Ak ale prístup k zariadeniu ani účtu používateľa nemáte, tak nastavenie preposielania emailov v Microsoft 365 môže spraviť administrátor služby.
Alternatívne prihlásenie do konta Microsoft 365
Prihlasovanie silným heslom do rôznych služieb je veľmi dôležité, ale v dnešnej dobe je lepšie ak ho doplníte aj o ďalší faktor. Často na to môžete využiť mobilnú aplikáciu Microsoft Authenticator. V predplatnom Microsoft 365 môžete doplniť aj alternatívne spôsoby pre prípad, že by niektorý z tradičných spôsobov zlyhal. Nižšie popisujem kde nájdete nastavenie pre alternatívne prihlásenie do konta Microsoft 365.
Kde je zoznam Posledná aktivita v Microsoft 365
Keď sa prihlásite do svojho konta v predplatnom Microsoft 365, tak sa tento údaj zaznamená. Vidieť ho môže administrátor a postup je v článku Kde skontrolovať aktivity prihlásenia v Microsoft 365. Okrem administrátora si to môžete skontrolovať aj svojpomocne. Napr. pri podozrení, že sa niekto prihlásil pomocou vášho mena a hesla. Toto je zvyčajne situácia ak niekto z rodiny alebo kolegovia poznajú prihlasovacie údaje medzi sebou. Kde nájdete zoznam Posledná aktivita v Microsoft 365 popisujem v texte nižšie.
Na čo sú povolenia poštovej schránky v M365
Administrátor služby Microsoft 365 spravuje celé predplatné od pridania používateľov po nastavenie pravidiel bezpečnosti. Ako administrátor v prípade používateľov pridávate ich meno, priezvisko, emailovú adresu, licencie a ďalšie. Následne sa môže používateľ prihlásiť a používať služby z predplatného. Ak ale používateľ z nejakého dôvodu zostane nedostupný (odcestovaný, úraz, …) a v emailoch má dôležité správy, ktoré potrebujete na ďalšie biznis aktivity, tak vtedy potrebujete zásah administrátora. Môže nastaviť povolenia poštovej schránky v M365. Iný používateľ bude môcť otvoriť schránku nedostupného používateľa bez nutnosti meniť jeho heslo.
Ako hromadne spravovať kontakty v Microsoft 365
Aby ste efektívne mohli používať predplatné Microsoft 365, tak musíte najprv pridať používateľov. Minimálne to musí byť používateľské meno, email, heslo, meno a priezvisko. Taktiež musíte nastaviť aj ďalšie položky ako sú licencie na jednotlivé produkty. Ak to chcete mať dokonalé, tak môžete pridať aj kontaktné informácie. Podľa týchto informácii môžu iní používatelia v adresári vidieť napr. v akej lokalite daný používateľ pracuje (mesto, štát). Toto môžete nastaviť hneď keď pridávate nového používateľa alebo dodatočne. Ak to robíte neskôr, tak môžete jednotlivo alebo hromadne spravovať kontakty v Microsoft 365.
Kde skontrolovať emailové kvóty v Microsoft 365
Ak používatelia aktívne pracujú s emailmi, tak sa niektorým môže ľahko stať, že dosiahnu limit veľkosti poštovej schránky. Koľko z nastavenej veľkosti máte zaplnené zistíte aj priamo v Outlooku v ponuke súbor alebo v Outlooku pre web. Každý taktiež dostane emailové upozornenie, že sa blíži k maximálnej kapacite. Ak nevymažete nepotrebné položky, tak nebudete môcť prijímať a odosielať poštu dokým neodstránite položky aby ste zmenšili zaplnenie schránky. Z pohľadu administrátora služby by ste mali vedieť kde skontrolovať emailové kvóty v Microsoft 365. Aby ste mali prehľad o tom či sa niekto z používateľov neblíži k problémom s odosielaním / prijímaním.