Kategória Teams

Keď organizujete online schôdzu, tak by ste mali vopred nastaviť niektoré parametre. Často sa môžete hlavne na väčšej schôdzi stretnúť s tým, že účastníci si nechajú zapnutý mikrofón alebo webkameru. Toto potom spôsobuje rušivé momenty, kedy všetci účastníci počujú rozhovor alebo telefonát iného účastníka. Preto by ste z pohľadu účastníka mali na to myslieť a zariadenia si pred pripojením sa k schôdzi vypnúť. Toto môžete z pohľadu organizátora spraviť aj za účastníkov cez možnosti schôdze Teams.

Ak organizujete online schôdze v MS Teams, tak môžete nastaviť niektoré základné možnosti. Patrí tam nastavenie čakárne pre účastníkov, kto môže prezentovať a pod. Pri väčších schôdzach sa môžete stretnúť s tým, že používatelia majú zapnutý mikrofón alebo kameru. Toto často spôsobuje rušivé momenty kedy všetci účastníci počujú rozhovor alebo telefonát iného účastníka. Tieto veci môžete eliminovať vhodným nastavením schôdze. Nižšie popisujem prvé dôležité nastavenie kto môže obísť čakáreň v Teams.

Ak v rámci organizácie Microsoft 365 používate aplikáciu Teams na online schôdze, tak ten čo schôdzu vytvorí je organizátor. Môže robiť všetko a meniť nastavenia. Potom sú na schôdzi účastníci a prípadne prezentujúci. Účastník má najmenšie oprávnenia. Prezentujúci ich má o niečo menej ako organizátor. Rolu zúčastnených môžete nastaviť vopred alebo počas prebiehajúcej schôdze. Spoluorganizátor v Teams sa pridáva trochu iným spôsobom ako keď meníte účastnícka za prezentujúceho a opačne.

V MS Teams môžete okrem bežnej komunikácie s konkrétnymi kolegami využívať aj komunikáciu v tímových kanáloch. Správy, ktoré publikujete v kanáloch si spätne môžu prečítať aj ostatní členovia tímu. Ak máte tímy spravené napr. podľa projektov alebo oddelení, tak používatelia nájdu informácie bez toho, aby museli prehľadávať informácie zo všetkých zdrojov. Takto ich máte na jednom mieste podľa tímov a nemiešajú sa.  Tím môžete vytvoriť niekoľkými spôsobmi. Môžete to spraviť postupne od začiatku ako prázdny team, alebo využijete už nejaký predtým vytvorený. Ďalšia cesta je cez šablóny tímu v Teams.

V prípade, že aktívne používate MS Teams, tak pomocou aplikácií môžete rozšíriť niektoré aktivity o nové prvky. Patrí tam okrem iných aj vytvorenie ankety. Pomocou nich môžete pridať rôzne otázky a odpovede, alebo kvízy ktoré používatelia vyplnia buď na schôdzi alebo v tímovom kanáli. Na základe zozbieraných informácii môžete potom riešiť ďalšie aktivity alebo procesy na úspešné dokončenie úloh. Nižšie popisujem ako môžete používať ankety v Teams.

V Teams môžete používať aj doplnkové aplikácie, ktoré rozširujú funkcionalitu o zaujímavé nástroje. Patria tam aj Aktualizácie v Teams, ktoré ale neriešia nič s pravidelnou aktualizáciou aplikácie ako sú bezpečnostné opravy alebo pridanie nových funkcií. Pomocou aplikácie aktualizácia môžete vytvoriť kontrolný zoznam, ktorý vypĺňajú používatelia. Vy môžete následne kontrolovať zmeny oproti predchádzajúcemu stavu. Využijete to napr. pri revíziách kedy vytvoríte kontrolný zoznam, ktorý treba vyplniť v pravidelných intervaloch.

Ak organizujete online schôdzu alebo webinár v Teams, tak môžete potrebovať informácie o účastníkoch kvôli prezenčnej listine alebo ako zoznam na posielanie emailov. Zoznam účasti v Teams nájdete pomerne jednoducho po jej skončení. Musíte ale počítať s drobnými obmedzeniami, ktoré môžete mať v zozname z vašej online udalosti. Tento postup sa primárne týka udalostí, na ktoré sa účastníci prihlasujú cez prepojenie, ktoré niekde zverejníte a nie cez priamu emailovú pozvánku. Aj keď vo výsledku je to rovnaké. Pri emailových pozvánkach máte adresy účastníkov vopred a pri zverejnených udalostiach vopred neviete kto sa prihlási.