Prečo je dôležité používať kalendár v Outlooku

  • 0

Prečo je dôležité používať kalendár v Outlooku

Category:Outlook Tags : 

Kalendár v Outlooku 2013 / 2016 ale aj v starších verziách je dôležitý nie len vo veľkom firemnom prostredí ale aj v malých firmách. Zjednodušuje tímovú spoluprácu a prináša prehľad vo vlastných ale aj kolegových aktivitách. Pripomína Vám dôležité udalosti a schôdzky a poskytuje informácie o dostupnosti aj v Skype for Business ak ich používate. V tomto článku sa dočítate prečo je dôležité používať kalendár v Outlooku aj keď sa zúčastňujete len zopár stretnutí mesačne. Taktiež popíšem, že centrálny firemný kalendár nemá veľký význam.

Kalendár v Outlooku – modelové situácie

Vo firmách kde sa používa Outlook a poštový Exchange server v cloude Office 365 alebo lokálny by mali pracovníci používať kalendár v Outlooku minimálne v nasledujúcich scenároch.

Predstavte si, že máte dôležitú prácu, ktorú treba dokončiť do 12:00 a nemáte časové možnosti to nijako odkladať a prerušovať. Nadriadený príp. kolega ale naplánuje na dopoludnie povinnú schôdzku. Vychádza z „asistenta“ plánovania v kalendári kde zistil, že ste k dispozícii a v kalendári nič nemáte. Preto ak máte neodkladnú prácu tak si ju dajte do kalendára, aby ste nemuseli potom vysvetľovať prečo sa schôdzky nemôžete zúčastniť. 😉

Prečo je dôležité používať kalendár v Outlooku

Potrebujete sa stretnúť s kolegami, tak im pošlite žiadosť o schôdzu aby ste získali spätnú väzbu či sa zúčastnia alebo nie. Taktiež môžete do textu dopísať agendu stretnutia, aby účastníci vedeli čo sa bude riešiť. Je to omnoho pohodlnejšie ako zvolávať schôdzu telefonicky alebo emailom. Minimálne už len preto ak potrebujete spraviť aktualizáciu času alebo informácii.

Prečo je dôležité používať kalendár v Outlooku

Nastavte si synchronizáciu s mobilným zariadením. Hlavne ak máte niekoľko stretnutí mimo kanceláriu v teréne. Vložte si do kalendára jednotlivé schôdzky ako udalosti ak ich nemáte naplánované ako schôdze. Do textu si doplňte kontaktné informácie kde máte byť a s kým sa máte stretnúť. V prípade, že by ste meškali máte hneď poruke kontakty kde môžete zavolať.

Všetko čo máte v kalendári sa zobrazuje v asistentovi plánovania a kolegovia tak vedia s vami jednoduchšie naplánovať iné schôdzky. Ak máte niečo súkromné tak to môžete označiť ako súkromnú udalosť a v asistentovi plánovania to bude zobrazené len ako zaneprázdnený. Využívajte aj možnosť zobrazenia nemám čas, mimo pracoviska a pracujem na inom mieste.

Kalendár v Outlooku – vlastný alebo celofiremný?

Často sa na konzultáciách stretávam s požiadavkou, že firma potrebuje centrálny kalendár kde si všetci budú všetko dávať. Toto je pri väčšom počte ľudí úplne neprehľadné a navyše je to zbytočné. Nepotrebujete predsa vidieť termíny kolegov z iného oddelenia. Ak sa potrebujete stretnúť s niektorými kolegami, tak naplánujete schôdzu pomocou asistenta plánovania kde uvidíte či sú k dispozícii alebo nie. Zaujíma Vás predsa len dostupnosť kolegov, s ktorými sa chcete stretnúť v konkrétnom čase. Dostupnosť ostatných Vás v tej chvíli vôbec nezaujíma. 😉

Prečo je dôležité používať kalendár v Outlooku

Takže efektívne je, aby každý používal svoj kalendár a pri plánovaní používal asistenta plánovania. Celofiremný kalendár je vhodný len na niektoré špecifické celofiremné udalosti – napr. celozávodná dovolenka, kontrolný alebo sanitárny deň a pod.
Ako používate kalendáre vo firme Vy?

Pripravím Vám konzultácie alebo školenie Outlooku ak sa chcete naučiť plánovať schôdze a používať kalendár v Outlooku. Stačí ma kontaktovať a dohodneme sa na ďalšom postupe.
Kontakt

.


O autorovi

Peter Belko

Autor tohto portálu, content developer, konzultant a lektor pripravuje články, tipy a triky, video návody a webináre. Poskytuje školenia a konzultácie pre koncových používateľov vo firmách ako efektívne používať Access, Excel, PowerPoint, Outlook, Word, Visio, Project ale aj Office 365, SharePoint a ďalšie.

Pridať komentár

Vyhľadávanie na portáli

Prihlásiť sa

Partner portálu

Košík

Spätná väzba cez anketu. Ďakujeme.

Kedy Vám vyhovuje účasť na webinári (online školení)?

Zobraziť výsledky

Loading ... Loading ...

Spätná väzba cez ďalšiu anketu. Ďakujeme.

Pre akú aplikáciu by ste si pozreli postupy na online školení?

Zobraziť výsledky

Loading ... Loading ...