Access je súčasťou vyšších verzií MS Office. Väčšinou ho začnú skúšať a potom aj používať používatelia, ktorým už na spracovanie údajov nestačí Excel. Vzhľadom na to, že je to relačný databázový systém, tak jeho použitie je odlišné ako používanie Excelu. To je potrebné pochopiť hneď na začiatku, lebo potom by sa práca v Access zbytočne komplikovala. V nasledujúcom texte si prečítate základné vstupné informácie o databázach v Access 2013.
Access tiež vyžaduje normalizované tabuľky
Access uchováva údaje v tabuľkách. Väčšinou je to viac tabuliek, ktoré sú vzájomne prepojené. Toto je prvá odlišnosť od Excelu, kde sú údaje väčšinou v jednej tabuľke. Aby databáza dobre fungovala, tak je potrebné vytvoriť normalizované tabuľky. Detaily ako majú vyzerať normalizované tabuľky si prosím preštudujte v príslušnej literatúre o databázach.
V stručnosti uvádzame na jednoduchom príklade tabuľky rodiča a jeho detí ako by mali tabuľky vyzerať v Accesse. Väčšinou tabuľka v Exceli obsahuje údaje o rodičovi aj údaje o dieťati.
Takýto stav ale v databáze nie je vhodný. Tam je potrebné vytvoriť dve tabuľky. Jedna bude obsahovať údaje o rodičovi a druhá údaje o jeho deťoch. Tabuľky budú vzájomne prepojené, aby ste následne mohli efektívne pracovať s údajmi. Prepojenie sa zvyčajne robí pomocou identifikačného čísla, ktoré sa vyskytuje v oboch tabuľkách. V jednej sa to volá primárny kľúč (je bez duplicity) a v druhej cudzí kľúč (duplicita je možná).
Riadky v databázovej tabuľke sú záznamy a stĺpce sú polia. Na uvedených obrázkoch by ste mohli rozdeliť adresu, číslo domu a mesto do samostatných polí (stĺpcov). Taktiež ak by ste potrebovali viac údajov o škole, tak by bola potrebná ďalšia tabuľka, ktorá by obsahovala údaje o škole a bola by prepojená s tabuľkou detí.
Najprv analýza a návrh
Prvý návrh databázy je vhodné načrtnúť na papier. Tam si môžete nakresliť všetky tabuľky, ich prepojenia a dôležité položky. Keď spravíte dobrý návrh, tak samotné vytvorenie databázových tabuliek bude jednoduchšie ako keby ste ich vytárali pribežne bez dôkladnej analýzy. Z údajov v tabuľkách sa následne vytvárajú dotazy, formuláre a zostavy. Všetky sú potrebné na zobrazovanie a spracovanie údajov.
V prvej fáze vytvorenia databázy v Access a vlastne nie len v Access, ale platí to pre databázy všeobecne je dôkladná analýza a návrh. Až potom prichádza na rad samotný Access, kde vytvoríte tabuľky podľa návrhu. Potom nasleduje ich prepojenie a vytvorenie ďalších databázových objektov – dotazov, formulárov a zostáv. Na automatizovanie niektorých úloh môžete využiť makrá a programovací jazyk VBA.
Vo všeobecnosti môžete využiť jednotlivé postupy na rôzne typy databáz – faktúry, objednávky, zoznam kontaktov, študentov alebo zoznam požičaných kníh a veľa ďalších. Občas sa Access používa len na analyzovanie údajov a vtedy sa nevytvára používateľské prostredie s formulármi.
