Zbavte sa chaosu vo verziách súborov pomocou OneDrive

  • 0

Zbavte sa chaosu vo verziách súborov pomocou OneDrive

Category:OneDrive Tags : 

Veľa používateľov sa už dostalo do situácie kedy pracovali s kolegami na určitej úlohe, kde každý vytváral nejakú časť projektu. Postupne každý vytvoril niekoľko dokumentov. V rozhodujúcej chvíli tesne pred dôležitým termínom bolo komplikované rozhodnúť, ktorý z vytvorených dokumentov je vlastne ten najaktuálnejší. Je to ponuka_final.docx alebo ponuka_final2.docx príp. finálna ponuka.docx? Eliminovať takéto stavy je možné pri použití vhodného riešenia. Vo veľkých firmách je to často SharePoint server. V menších firmách a tímoch, príp. aj u jednotlivcov dobre poslúži bezplatný Microsoft cloud OneDrive.

Asi sa pýtate ako môže cloud v tomto pomôcť? Veď aj do cloudu OneDrive môžu kolegovia ukladať rôzne verzie súborov. Áno, to je pravda. Dôležité je vysvetliť kolegom určité zásady ako efektívne pracovať a nestratiť sa v podobných názvoch s poradovými číslami verzií jedného dokumentu. Stačí len vedieť, že dokument uložený vo OneDrive môžu otvoriť viacerí kolegovia súčasne. Word 2013 následne zobrazuje koľko používateľov dokument upravuje.

OneDrive - Worrd dokument upravuje viacero používateľov súčasne

V takomto prípade, keď na jednom dokumente pracuje viac ľudí súčasne, je predpoklad, že nebudú vznikať u každého jeho vlastné oficiálne dostupné verzie. OneDrive poskytuje základnú správu verzií dokumentu. Môžete si zobraziť staršie verzie, ktoré môžete obnoviť alebo prevziať.

OneDrive - dostupné verzie jedného dokumentu

Ďalšou pomerne dôležitou výhodou je, že vždy aktuálne dokumenty budú mať všetci dostupné z akéhokoľvek zariadenia, z ktorého sa môžu prihlásiť k úložisku OneDrive. Aplikácie zo sady MS Office 2013 umožňujú priamo otvárať/ukladať súbory z OneDrive bez nutnosti prihlasovať sa na webovej stránke. Stačí keď používateľ bude prihlásený pomocou svojho účtu priamo v MS Office.

Office online

Ak niektorý kolega potrebuje upraviť súbor niekde na služobnej ceste a nemá pri sebe svoj notebook, môže využiť možnosti webových aplikácii – Word online, Excel online, PowerPoint online a OneNote online. Tie síce nedisponujú všetkými funkciami ako plná verzia MS Office, ale základné úpravy sa dajú robiť bez problémov.

OneDrive - Word online so zobrazenými ďalšími používateľmi, ktorí majú súbor otvorený súčasne

Prístup k súborom vo OneDrive sa pre ostatných nastavuje pomocou zdieľania. Môže to byť formou pozvánky, ktorú z OneDrive odošlete jednotlivým kolegom. V takom prípade budú kolegovia môcť súbory len prezerať. Môžete tiež získať prepojenie na priečinok, kde už nastavujete či súbory majú byť len na čítanie alebo aj na upravovanie.

Veľkosť úložiska OneDrive

Do úložiska OneDrive môžete uložiť 7 GB údajov. Je možné zakúpiť aj zväčšenie miesta. Časť používateľov, ktorí využívajú službu od jej začiatku majú väčšinou dostupnú pôvodnú veľkosť 25 GB. Zväčšenie miesta je možné spraviť aj po odporúčaní služby novým používateľom. Táto ponuka môže byť časovo obmedzená.

Aby ste sa zbavili chaosu vo veľa verziách jedného dokumentu, tak určite neváhajte s vyskúšaním OneDrive. Ak by Vám OneDrive nevyhovoval, radi Vám poskytneme informácie ako využiť na správu dokumentov SharePoint server.
Neváhajte nás kontaktovať.

 


O autorovi

Peter Belko

Autor tohto portálu, content developer, konzultant a lektor pripravuje články, tipy a triky, video návody a webináre. Poskytuje školenia a konzultácie pre koncových používateľov vo firmách ako efektívne používať Access, Excel, PowerPoint, Outlook, Word, Visio, Project ale aj Office 365, SharePoint a ďalšie.

Pridať komentár

Vyhľadávanie na portáli

Prihlásiť sa

Partner portálu

Košík

Spätná väzba cez anketu. Ďakujeme.

Kedy Vám vyhovuje účasť na webinári (online školení)?

Zobraziť výsledky

Loading ... Loading ...

Spätná väzba cez ďalšiu anketu. Ďakujeme.

Pre akú aplikáciu by ste si pozreli postupy na online školení?

Zobraziť výsledky

Loading ... Loading ...