Veľa používateľov sa už dostalo do situácie kedy pracovali s kolegami na určitej úlohe, kde každý vytváral nejakú časť projektu. Postupne každý vytvoril niekoľko dokumentov. V rozhodujúcej chvíli tesne pred dôležitým termínom bolo komplikované rozhodnúť, ktorý z vytvorených dokumentov je vlastne ten najaktuálnejší. Je to ponuka_final.docx alebo ponuka_final2.docx príp. finálna ponuka.docx? Eliminovať takéto stavy je možné pri použití vhodného riešenia. Vo veľkých firmách je to často SharePoint server. V menších firmách a tímoch, príp. aj u jednotlivcov dobre poslúži bezplatný Microsoft cloud OneDrive.
Asi sa pýtate ako môže cloud v tomto pomôcť? Veď aj do cloudu OneDrive môžu kolegovia ukladať rôzne verzie súborov. Áno, to je pravda. Dôležité je vysvetliť kolegom určité zásady ako efektívne pracovať a nestratiť sa v podobných názvoch s poradovými číslami verzií jedného dokumentu. Stačí len vedieť, že dokument uložený vo OneDrive môžu otvoriť viacerí kolegovia súčasne. Word 2013 následne zobrazuje koľko používateľov dokument upravuje.
V takomto prípade, keď na jednom dokumente pracuje viac ľudí súčasne, je predpoklad, že nebudú vznikať u každého jeho vlastné oficiálne dostupné verzie. OneDrive poskytuje základnú správu verzií dokumentu. Môžete si zobraziť staršie verzie, ktoré môžete obnoviť alebo prevziať.
Ďalšou pomerne dôležitou výhodou je, že vždy aktuálne dokumenty budú mať všetci dostupné z akéhokoľvek zariadenia, z ktorého sa môžu prihlásiť k úložisku OneDrive. Aplikácie zo sady MS Office 2013 umožňujú priamo otvárať/ukladať súbory z OneDrive bez nutnosti prihlasovať sa na webovej stránke. Stačí keď používateľ bude prihlásený pomocou svojho účtu priamo v MS Office.
Office online
Ak niektorý kolega potrebuje upraviť súbor niekde na služobnej ceste a nemá pri sebe svoj notebook, môže využiť možnosti webových aplikácii – Word online, Excel online, PowerPoint online a OneNote online. Tie síce nedisponujú všetkými funkciami ako plná verzia MS Office, ale základné úpravy sa dajú robiť bez problémov.
Prístup k súborom vo OneDrive sa pre ostatných nastavuje pomocou zdieľania. Môže to byť formou pozvánky, ktorú z OneDrive odošlete jednotlivým kolegom. V takom prípade budú kolegovia môcť súbory len prezerať. Môžete tiež získať prepojenie na priečinok, kde už nastavujete či súbory majú byť len na čítanie alebo aj na upravovanie.
Veľkosť úložiska OneDrive
Do úložiska OneDrive môžete uložiť 7 GB údajov. Je možné zakúpiť aj zväčšenie miesta. Časť používateľov, ktorí využívajú službu od jej začiatku majú väčšinou dostupnú pôvodnú veľkosť 25 GB. Zväčšenie miesta je možné spraviť aj po odporúčaní služby novým používateľom. Táto ponuka môže byť časovo obmedzená.
Neváhajte nás kontaktovať.
