Office 365 nie sú len emaily, OneDrive alebo SharePoint ale aj iné zaujímavé online služby. Ak riešite rezervácie termínov pre klientov, tak toto by mohol byť veľmi zaujímavý pomocník. Klienti si cez Bookings v Office 365 môžu priamo zarezervovať termín, ktorý máte voľný bez toho, aby ste sa museli zdržiavať telefonickými alebo emailovými objednávkami. Ideálne to je napr. pre rôzne športové kluby, ktoré prenajímajú telocvičňu, alebo pre herne, pre kaderníkov, prenájom salónika kaviarne a pod. Skrátka pre všetkých kde sa dá vopred odhadnúť koľko času je na aktivitu treba. Nižšie stručne popisujem Bookings v Office 365 z prvého pohľadu.
Kategória Office 365
Chcete vedieť koľko času trávite na schôdzach?
Office 365 obsahuje celkom zaujímavú službu s názvom Delve cez ktorú sa dostanete aj k nástrojom MyAnalytics, ktoré sumarizujú údaje ohľadom Vášho využívania služby Office 365. MyAnalytics je rozdelený do niekoľkých skupín kde si môžete pozrieť koľko času trávite na schôdzach, alebo koľko času venujete emailom v pracovnom a mimopracovnom čase. Nižšie stručne popisujem čo ponúka Delve a MyAnalytics v Office 365. Pozriete si to aj v krátkej video ukážke.
Domovská stránka služieb Office 365 sa mení
Domovská stránka služieb Office 365 sa v tomto období mení. Niektorým sa už možno zobrazil jej nový dizajn. Taktiež sa mení aj spúšťač aplikácii. Zatiaľ je to v podstate len na náhode kedy sa Vám ktorá časť zobrazí v novom šate. Nečakajte však úplnú zmenu dizajnu. Jedná sa o kozmetické úpravy a filozofia ovládania zostáva rovnaká. Nižšie popisujem aktuálne zmeny a pridávam aj obrázky ako to teraz vyzerá. Stav bude snáď konečný a Microsoft sa nerozhodne upraviť to výrazne inak ako teraz začína ponúkať aspoň na testovanie.
Jazyk a časové pásmo v Office 365
Používateľom, ktorí sa úplne prvý krát prihlásia na stránku služieb Office 365 sa môže zobraziť notifikácia na nastavenie jazyka a časového pásma. Spraviť sa to dá priamo na úvodnej domovskej stránke služby Office 365 ale aj v Outlook Web App. Na základe toho sa potom bude zobrazovať dátum a čas, ale aj názvy poštových priečinkov. Ako zmeniť jazyk a časové pásmo v Office 365 si pozriete v nasledujúcom texte.
Videli ste Microsoft Planner v Office 365?
Microsoft Office 365 nie sú len Excel, Word a iné kancelárske aplikácie, ale aj služby a servery. Vo vyšších verziách (plánoch) nájdete okrem iných aj nástroj na teamové úlohy Microsoft Planner. Tento umožňuje vytvorenie a priradenie úlohy konkrétnemu používateľovi. Následne je možné sledovať priebeh plnenia tejto úlohy ako aj celkové štatistiky. Vzhľadom na to, že Office 365 je vzájomne prepojený, tak aj Microsoft Planner je prepojený na
Skupiny v Office 365. Vyznáte sa v tom?
Používatelia Office 365 majú podľa zvoleného plánu predplatného okrem Office aplikácii aj poštu Exchange, OneDrive, SharePoint a ďalšie služby. Veľa z nich sa prekrýva a vytvorením jednej položky v nastavení sa táto prejaví aj v iných službách. Skupiny v Office 365 sú toho pekným príkladom. Treba však vedieť, ktoré skupiny. Lebo v Office 365 sú aktuálne dostupné 4 typy. Slúžia na podobné veci, len niektoré majú menej možností ako iné. Nižšie v článku nájdete hlavné rozdiely v jednotlivých typoch. Vytvorenie skupiny v Office 365 si pozriete aj v krátkom videu.
Zabezpečenie a súlad v Office 365
Služby Office 365 nie sú len Word, Excel a ďalšie aplikácie, ale aj servery kde sú všetky údaje uložené v cloude. Nakoľko je všetko centralizované v dátovom centre, tak klient si môže pozrieť web zabezpečenie a súlad v Office 365. Sú tam dostupné informácie o ochrane údajov, možnosti prezerať si aktivity so súbormi, poštou ale aj hrozby a ďalšie údaje. Nižšie stručne popisujem čo nájdete na webe Zabezpečenie a súlad v Office 365.
Skontrolujte filter nevyžiadanej pošty Office 365
Filter nevyžiadanej pošty Office 365 skontrolujte ak sa Vám stane, že niektoré očakávané emaily od klientov nedostanete alebo ich dodatočne nájdete v priečinku nevyžiadanej pošty. Táto úloha je určená pre správcu Office 365, resp. Exchange online, ktorý môže zmeniť nastavenie tak, aby filter nevyžiadanej pošty Office 365 považoval dôležité externé adresy klientov za dôveryhodné a naopak adresy od potencionálnych spamerov aby boli vždy vyhodnotené ako nevyžiadaná pošta – spam. Filter samozrejme funguje automaticky, len občas mu treba pomôcť a pridať niektoré adresy ako blokované alebo dôveryhodné. Ako to spraviť popisujem v nasledujúcom texte.
Miestnosti a vybavenie v Office 365. Pridajte zasadačku.
Miestnosti a vybavenie v Office 365 využijete pri teamovej spolupráci počas plánovania v kalendári Outlook. Keď vytvárate novú schôdzu, tak pozývate povinných a voliteľných účastníkov. Aby ste ale schôdzu mali aj vo vhodnej miestnosti a nie na lavičke v parku ;-), tak potrebujete pripraviť miestnosti a vybavenie v Office 365. Robí to administrátor v centre spravovania. Ak pridá všetky potrebné zdroje – miestnosti, projektory, autá a hocičo iné čo si treba rezervovať, tak koncový používateľ to bude mať k dispozícii v globálnom adresári. Pripravil som aj krátku video ukážku postupu v Office 365 a Exchange online.
Ako overiť kto nainštaloval Office 365 ProPlus
Cloudová služba Office 365 obsahuje podľa zvoleného plánu aj najnovší klientsky Office, ktorý môžu používatelia s priradenou licenciou nainštalovať do svojho počítača alebo iného zariadenia. Pri objednávke služby si zvolíte koľko licencii na kancelársky balík potrebujete. Následne ich môžete priradiť používateľom, ktorí si ho môžu aj nemusia inštalovať do svojich zariadení. Na overenie kto nainštaloval Office 365 ProPlus môžete využiť centrum spravovania. Uvidíte tak, či máte niektoré licencie aplikácii navyše a nepotrebné.
Skrytie kontaktu v adresári Office 365
Služby Office 365 podľa zvoleného plánu obsahujú aj poštový server Exchange. Ten využíva používateľské účty z Office 365, ktoré majú aj emailovú adresu. Tieto účty sa potom zobrazujú všetkým v organizácii v globálnom adresári. Preto majú všetci vždy rovnaký a aktuálny adresár kontaktov. V prípade, že ste vytvorili napr. dočasného používateľa alebo brigádnika, ktorého nechcete zobrazovať v globálnych kontaktoch, tak ho môžete z adresára skryť. Nižšie popisujem a v krátkom videu aj ukazujem skrytie kontaktu v adresári Office 365.
Nastavte si profil organizácie Office 365
Každý používateľ Microsoft Office 365 má niekoľko možnosti ako si službu prispôsobiť tak, aby čo najlepšie vyhovovala potrebám jeho organizácie. Jednou z možností prispôsobenia je aj profil organizácie Office 365. Ten umožňuje pridať kontaktné údaje, motív, vlastné dlaždice ako aj údaje o vlastnej technickej podpore, aby používatelia vedeli kde môžu hľadať pomoc a podporu ak im niečo nefunguje ako očakávajú. Nižšie popisujem a v krátkom videu aj predvediem kde a ako nastaviť profil organizácie Office 365.
