Microsoft Project umožňuje úlohy zoskupovať do súhrnných úloh. Tie potom zlepšujú prehľad v rozsiahlejších projektoch. Príkaz zobraziť prehľad v Project využíva tieto súhrnné úlohy a umožňuje zobrazovať len tieto zoskupené a čiastkové sú skryté. Prípadne zobrazíte len dve najvyššie úrovne a čiastkové nebudú vidieť. Môžete ich však kedykoľvek zobraziť buď v celom projekte alebo len v konkrétnej súhrnnej úlohe. Ako to spraviť popisujem nižšie v texte.
Kategória Project
Exportovanie z Projectu do Excelu
Pri práci v MS Project máte niekoľko možností ako dostať údaje do inej aplikácie. Zvyčajne je to Excel kde môžete ďalej s údajmi pracovať a robiť vizualizácie. Exportovanie z Projectu do Excelu môžete spraviť pomocou sprievodcu. Spúšťa sa pri ukladaní do formátu MS Excel. Sprievodca ale vyžaduje dodatočné nastavenia, aby ste získali všetky potrebné údaje. Ak Vám stačia len základné údaje, tak postup je jednoduchší.
Ako vložiť poznámky v MS Project
Poznámky v MS Project môžete pridať k úlohám, zdrojom, priradeniu alebo celému projektu. Používajú sa na doplnkové informácie, ktoré sú dôležité pre úspešné dokončenie úlohy / projektu. Poznámky v MS Project môžu byť jednoduché alebo aj štruktúrované s formátovaným písmom a prílohami. Môžete si tak doplniť k úlohe informáciu o technologickom postupe alebo nejaký popis riešenia, ktoré nie je napr. v odporúčaniach. K zdroju si môžete doplniť poznámku o požiadavkách, ktoré pracovník potrebuje k svojej práci. Kde a ako pridáte poznámky v MS Project stručne popisujem nižšie v texte.
Ako premiestniť úlohu v Project
Ak potrebujete premiestniť úlohu v Project, tak to môžete spraviť niekoľkými spôsobmi. Zvyčajne je to treba ak nastanú nejaké obmedzenia a úloha sa musí posunúť. Môžu to byť rôzne zmeny technologických postupov ale aj dostupnosť zdroja, ktorý má úlohu riešiť. Treba ale počítať s tým, že sa zmení dĺžka trvania projektu a jeho koncový dátum (ak ste tam nemali časovú rezervu a máte automaticky plánované úlohy). Ak chcete premiestniť úlohu v Project, tak treba počítať aj s nastavením obmedzenia úlohy, ktoré je signalizované ikonkou v prvom stĺpci zoznamu úloh.
Aké obmedzenie úlohy v Project je dostupné?
Pri vytváraní projektových plánov treba brať do úvahy veľa rôznych faktorov, ktoré môžu celý plán ovplyvniť. Môže to byť dostupnosť špecialistu, ktorý je voľný len v špecifickom termíne a iného špecialistu nemáte. Táto situácia určite ovplyvní celý projekt. Buď musíte čakať a máte tak prestoj alebo musíte zrýchliť, aby ste jeho termín stihli využiť. Samozrejme za predpokladu, že bez úlohy tohto špecialistu nie je možné ďalej pokračovať ani robiť nič iné. Obmedzenie úlohy v Project nastavujete v jej informáciách a je ich niekoľko typov.
Cez štýly pruhov v Project môžete skryť zdroje
Pri vytváraní projektu v MS Project je dosť podstatný Ganttov graf. Ten má svoj štandardný vzhľad, ktorý sa dá v prípade potreby upraviť aj farebne ale aj údajmi, ktoré sa tam zobrazujú. Jedným z takých údajov je aj názov zdroja, ktorý sa štandardne zobrazuje napravo od pruhu v grafe. Názov zdroja je možné zobraziť aj nad pruhom, vľavo, dolu alebo vnútri. Ide to pre jeden konkrétny pruh ale aj pre všetky naraz, príp. pre tie označené. Robí sa to cez štýly pruhov v Project.
Dostupnosť zdroja v Project ovplyvňuje trvanie
V prípade, že vytvárate projekt v MS Project a jednu úlohu môže vykonať len konkrétny špecialista, tak trvanie celého projektu je závislé od dostupnosti tohto špecialistu. To znamená, že keď je špecialista dostupný až o mesiac neskôr ako ho reálne potrebujete, tak sa o mesiac posunie aj termín dokončenia kvôli čakaniu. Samozrejme ak nie je možné špecialistu nahradiť iným a ani nie je možné pokračovať v iných úlohách, ktoré nie sú závislé od tohto špecialistu. Ako dostupnosť zdroja v Project ovplyvňuje trvanie stručne popisujem na jednoduchom príklade.
Načo pridať nový stĺpec v Project?
Microsoft Project využíva rôzne zobrazenia v ktorých nájdete príslušné informácie. V úvodnej príprave projektu sa asi najviac používa Ganttov graf. Tam vidíte názvy úloh a ich grafické znázornenie a závislosti. Tabuľka údajov obsahuje predvolené stĺpce ako je názov úlohy, trvanie, začiatok, dokončenie, predchodcovia a pod. Údaje tam môžete priamo zapisovať a samozrejme aj prezerať. Niekedy je ale potrebné vidieť aj ďalšie informácie. Tie si môžete zobraziť zmenou zobrazenia napr. na hárok zdrojov a pod. Ale niektoré doplnkové informácie sú dostupné aj v pôvodnom zobrazení. Stačí pridať nový stĺpec v Project a zvolené údaje uvidíte aj v Ganttovom grafe.
Zobrazenie projektu v kalendári Project
V jednoduchom seriáli o vytvorení projektu web stránky postupne popisujem ako sa na to dá použiť MS Project. Doteraz ste si prečítali o úlohách, zdrojoch a rôznych drobnostiach v nastaveniach alebo zobrazeniach. Používal som hlavne zobrazenie Ganttov graf, ale MS Project ponúka aj iné zobrazenia. Medzi také patrí aj kalendár. Zobrazenie projektu v kalendári Project sa trochu podobá na kalendár v Outlooku. Nemá síce také funkcie, ale vidíte v ňom naplánované úlohy v rámci mesiaca, týždňa alebo vlastný rozsah.
Ako zobraziť kritické úlohy v projekte
V seriáli o jednoduchom projekte web stránky postupne popisujem postupy, ktoré v MS Project treba spraviť, aby ste mohli úspešne pripraviť projekt. Prečítali ste si ako pridať úlohy, zdroje a ich priradenie a ďalšie drobnosti. V príprave projektu je ale dôležité vedieť, ktoré kritické úlohy v projekte máte. To sú tie, ktoré v prípade ich oneskorenia spôsobia meškanie celého projektu. Tzn. ovplyvňujú koncový dátum projektu. Nižšie popisujem kde kritické úlohy v projekte zobrazíte, ako vyzerajú v Ganttovom grafe a kde ich zapnúť aj pre iné zobrazenie.
Nástroje časovej osi na jej použitie v Project
Microsoft Project je veľmi zaujímavý nástroj na vytváranie a sledovanie projektových úloh. Tie sa zapisujú podobne ako v Exceli do riadkov pod seba a graficky sú znázornené v Ganttovom grafe. Okrem neho sa dá vytvoriť aj časová os, ktorú som popisoval minule v článku
Ako pridať na časovú os úlohy Project
V MS Project najčastejšie používatelia ako prvé pridávajú úlohy, ktoré sa majú počas konania projektu robiť. Tieto postupne dopĺňajú, vytvárajú závislosti, pridávajú a priradzujú zdroje. Úlohy sa dajú aj zoskupiť cez súhrnné úlohy a nastaviť aj ich úroveň. Ak ich je niekoľko desiatok / stoviek, tak sa prehľadnosť trochu stráca nakoľko ich vidíte len časť, ktorú dokáže zobraziť obrazovka PC. Ostatné sú mimo a bez zvislého posúvania sa k nim nedostanete. Preto existuje možnosť pridať na časovú os, ktorá zobrazuje v hornej časti vybraté úlohy vodorovne aj keď sú napr. o 300 riadkov nižšie.