Kategória Outlook

Ak používate firemný email cez Microsoft 365, tak máte k dispozícii globálny adresár kontaktov, ktorý je vytvorený administrátorom. Môžete si ale vytvoriť aj svoje kontakty, ktoré sú uložené v inom priečinku. Tieto kontakty sa dajú zobraziť ako vizitky. Môžete si k osobe pridať fotografiu a okrem bežných kontaktných informácii ako sú rôzne telefónne čísla, emaily sa dajú pridať aj doplnkové informácie. Ak Vás niekto požiada o telefónne číslo / email niekoho iného, tak môžete preposlať kontakt v Outlooku. Predtým sa ale nezabudnite spýtať či tieto údaje môžete zdieľať s niekým ďalším.

Aktívni používatelia Outlooku sa po určitom čase dostanú do situácie, ktorá im kvôli množstvu položiek komplikuje efektívnu prácu. Čím viac emailov máte, tým sa môže spomaľovať celá aplikácia. Položky sa ukladajú do pst súboru ak používate vlastnú schránku pop3 alebo do ost súboru ak je to schránka na Exchange online v predplatnom Microsoft 365. Aby ste mali počty položiek pod kontrolou, tak je vhodné spraviť nastavenie archivácie v Outlooku. Tá môže byť rovnaká pre všetky priečinky ale aj individuálna pre každý priečinok. Archivácia ukladá zvyčajne súbory do lokálneho pst súboru.

Pri práci v Outlooku môžete využívať kalendár a úlohy. Úlohy sa pridávajú ako samostatné položky alebo ich môžete vytvoriť pridaním príznaku k správe. Úlohy majú svoj dátum dokončenia ale aj začiatku a zvyčajne sa na to pozerá tak, že dokedy úlohu treba spraviť. Čas samotnej realizácie si určujete podľa seba. Môžete si preto vytvoriť v kalendári udalosť na čas kedy sa tomu venujete a zobraziť zoznam denných úloh v Outlooku aby ste to mali všetko na jednom mieste.

Používatelia kalendára v Outlooku môžu pridávať svoje udalosti, aby v rámci teamu mohli ostatní vidieť kedy je konkrétny používateľ voľný a kedy nie je. Ľahšie sa potom plánujú schôdze s viacerými účastníkmi. V prípade schôdze môže organizátor nastaviť či požaduje odpoveď o účasti / neúčasti alebo ju nepotrebuje. V prípade, že ju požaduje, príjemca by mal na to zareagovať. Môže to spraviť manuálne pre každú žiadosť o schôdzu ale ide aj automatické prijatie v kalendári Outlook.