Nastavenie lokality SharePoint poslúži vždy keď chcete zmeniť vzhľad prostredia ale aj zmeniť univerzálne logo SharePoint za vlastné. Tieto nastavenia patria k tým základným, ale je ich výrazne viac, aby ste si mohli prostredie upraviť podľa potreby. Nastavenie lokality obsahuje aj povolenia používateľov, akcie lokality, vyhľadávanie a pod. V článku popíšem a v krátkom videu aj predvediem ako spravíte nastavenie lokality – zmenu témy a zmenu loga. (viac…)
Panel rýchleho spustenia SharePoint online / 2013 sa nachádza vľavo na stránke a obsahuje odkazy na knižnice, zoznamy a ďalšie drobnosti. Zvyčajne tam je štandardne odkaz na poznámkový blok, dokumenty, najnovšie, obsah lokality, kôš a odkaz na domovskú stránku. Panel rýchleho spustenia SharePoint si môžete upraviť tak, aby obsahoval prepojenia, ktoré najviac potrebujete a používate. Základná úprava sa dá spraviť priamo na paneli, ale je možné využiť aj stránku nastavení. V nasledujúcom krátkom tipe popíšem a vo videu aj predvediem ako upraviť panel rýchleho spustenia SharePoint online dostupného v rámci Office 365. (viac…)
Úlohy SharePoint sa používajú podobne ako tie v Outlooku. Stačí len vytvoriť zoznam Úlohy z pripravenej galérie a môžete pridávať úlohy pre seba alebo iných používateľov. Toto všetko sa deje vo webovom prehliadači po prihlásení sa k SharePoint. Ten môže byť lokálny alebo v cloude Office 365. Často ale koncoví používatelia žiadajú, aby mohli úlohy spracovávať aj bez potreby používať webový prehliadač. V nasledujúcom článku popíšem ako prepojiť úlohy SharePoint s Outlookom 2013. V krátkom videu to aj celé prakticky predvediem. (viac…)
Upozorniť na zmeny v knižnici SharePoint je funkcia, ktorá používateľom poskytne rýchly prehľad ak sa zmení ktorýkoľvek súbor v nej uložený. O takejto zmene dostanú informáciu emailom a získajú tak prehľad o tom čo sa deje so súbormi aj bez toho, aby sa pozreli do príslušnej knižnice. Využijete to napr. pri termínovaných úlohách aby ste jednoducho mali informáciu, že poverený pracovník pridal alebo zmenil súbor na ktorý čakáte. Nemusíte každých 10 minút kontrolovať knižnicu alebo žiadať pracovníka o notifikáciu emailom alebo telefonicky. Všetko sa spraví automaticky ak ste si predtým nastavili možnosť upozorniť na zmeny v knižnici SharePoint. V nasledujúcom texte popíšem ako funkciu upozorniť na zmeny nastavíte v knižnici na SharePoint online v Office 365. V krátkom videu celý postup aj predvediem.
Pridať šablónu súboru na SharePoint môžete do knižnice súborov. Využijete to hlavne vtedy ak chcete, aby používatelia, ktorí vytvárajú nové súbory – dokumenty, tabuľky, prezentácie – vychádzali z predvolenej šablóny. Nájdu ju po kliknutí na tlačidlo Nový dokument na páse s nástrojmi Súbory. Samozrejme, že by sa to dalo spraviť aj tak, že šablónu budú mať u seba v lokálnom počítači a potom výsledný dokument nahrajú do knižnice na SharePoint. Týmto ale stratíte kontrolu nad tým, či používajú aktuálnu šablónu. Ak je uložená v cloude a majú k nej bezproblémový prístup, tak viete, že ju pri vytváraní nového súboru použijú. V nasledujúcom texte a krátkom videu predvediem na SharePoint online ako pridať šablónu súboru na SharePoint aj ako ju použiť.
Nahrať dokument na SharePoint z lokálneho priečinka v počítači môžete niekoľkými spôsobmi. V prvom rade potrebujete na lokalite SharePoint dokumentovú knižnicu, ktorá má obsahovať súbory. Vytvorenie dokumentovej knižnice a vytvorenie nového súboru priamo v knižnici som popisoval v predchádzajúcom článku – Knižnica SharePoint je lepšia ako priečinok. Následne potrebujete súbory uložené v lokálnom počítači, ktoré chcete pridať do knižnice. V nasledujúcom texte popíšem postup ako nahrať dokument na SharePoint po jednom aj viacerých naraz. V krátkom videu aj prakticky ukážem ako nahrať dokument na SharePoint. (viac…)
Vytvorenie zoznamu súborov z knižnice SharePoint 2013 sa Vám môže zísť v prípade, že potrebujete tento zoznam na archívne účely čo sa v knižnici nachádzalo k určitému dátumu alebo kvôli auditu. Môžete tak napr. raz týždenne vytvoriť zoznam z dôležitej knižnice na SharePointe a tento zoznam porovnať na zmeny s predchádzajúcim zoznamom. Pridaním niektorých stĺpcov do zobrazenia knižnice si určíte aké informácie sa v zozname budú zobrazovať. V nasledujúcom texte je popis ako vytvoriť zoznam súborov z knižnice Dokumenty, ktorý sa bude zobrazovať v Exceli 2013. Všetko si môžete pozrieť aj v krátkej video ukážke. (viac…)
SharePoint metaúdaje zadávate aj vo vlastnostiach v Exceli, Worde alebo inej Office aplikácii, podľa toho s akým súborom z knižnice súborov pracujete. Je možné ich zadať aj priamo v zobrazení knižnice. SharePoint metaúdaje môžete nastaviť ako nepovinné alebo povinné. V druhom prípade by sa súbor v Office nedal uložiť ak metaúdaje budú chýbať. Metaúdaje sú informácie o inej informácii, napr. k názvu knihy a jej autorovi patrí aj ISBN, meno editora, vydavateľstvo a ďalšie. Podľa názvu a autora knihu vyhľadáte bez problémov. Ak ale neviete presný názov ani autora a viete len vydavateľstvo a rok vydania, tak môžete knihu hľadať aj pomocou metaúdajov. Okrem hľadania ich môžete použiť na zoraďovanie a zlepšujú aj prehľad v organizácii dokumentov. V tomto článku si pozriete ako SharePoint metaúdaje nastavíte v knižnici súborov a ako sa tieto zobrazujú v Exceli alebo Worde. Vo videu predvediem ako stĺpce vytvoriť a použiť.
Úvodné kroky používateľov na SharePointe 2013 je webinár (online školenie), ktorý sme pripravili pre čitateľov portálu tipy-triky.sk. Pozriete si ako postupovať na SharePointe 2013, ktorý máte vo firme nový a nie je doprogramovaný o nové funkcie a riešenia. Uvidíte ako sa na SharePointe orientovať a používať ho na bežnú prácu v kancelárii. Ak ešte nemáte registráciu, tak sa prosím zaregistrujte, aby ste mali k dispozícii prístupovú linku k online školeniu dňa 28.1.2015 o 14:00.
Dovolenky na SharePointe sa dajú riešiť viacerými spôsobmi. Najprepracovanejšia možnosť je vytvoriť vlastné riešenie s pracovnými postupmi a používateľským prostredím. Toto vyžaduje programátorské zručnosti. Jednoduchšia možnosť je vytvorenie základnej evidencie v zozname alebo kalendári. Na takéto riešenie stačí skúsený používateľ. V nasledujúcom texte popíšem druhú možnosť, ktorá je použiteľná v malej firme alebo malom pracovnom tíme. Predpokladom je, že používatelia si sami plánujú termíny a konflikty v termínoch si riešia svojpomocne medzi sebou. Ak majú vzájomné termíny doriešené, tak potom si dajú klasickú žiadosť nadriadenému. Žiadosť by mohla ísť aj cez SharePoint, ale v dnešnom postupe je len práca s evidenciou termínov v kalendári.
Knižnica SharePoint je lepšia ako zdieľaný priečinok keď potrebujete pracovať so súbormi viacerí. Bežný zdieľaný priečinok v sieti dokáže len uchovávať súbory s ktorými pracujete. Tímová práca je pomerne komplikovaná. Knižnica SharePoint ale ponúka niekoľko výhod, ktoré zjednodušujú možnosti tímovej spolupráce. Dokáže posielať upozornenia ak sa niečo v knižnici zmení, súbory sú dostupné aj cez webové rozhranie mimo firmu (ak je to nastavené), samozrejme pod ochranou menom a heslom. Office súbory je možné upraviť aj v Office online, ktorý je bežne súčasťou Office 365. Prepojenie s Office Pro je samozrejmosťou a využívanie metaúdajov tiež pomáha pri efektívnej práci. Úvodné informácie ako knižnicu vytvoriť popisujem v nasledujúcom texte.
Posledná časť seriálu o exportovaní a prepojení údajov medzi Access a SharePoint popisuje používanie zoznamu SharePoint v Access a ako sa pracuje s údajmi na oboch miestach z pohľadu koncového používateľa. Môžete pridávať nové záznamy, upravovať a odstraňovať existujúce ako aj analyzovať údaje. Celý seriál som postavil na jednoduchom scenári pre malú firmu alebo pracovný team, kde evidujú telefonické dopyty na náhradné diely. Následne v Access tlačia zostavy so zoznamom vybavených a nevybavených klientov.
