Organizátor aj účastník online schôdze by mal vedieť čo robiť pri začatí schôdze Teams. Jedná sa hlavne o spôsob jej nastavenia, poskytnutie informácii účastníkom o schôdzi a potom možnosti prihlásenia sa a samotného priebehu. Často sa totižto stane, že používatelia nemajú vypnutý mikrofón alebo dokonca web kameru. Toto potom spôsobuje zbytočné rušivé ale niekedy aj zábavné momenty. 🙂 (viac…)
Administrátor služby Microsoft 365 a Teams môže spraviť nastavenia, ktoré budú používať koncoví používatelia. Slúžia na to politiky, ktoré obsahujú rôzne typy nastavení a tieto budú potom rovnaké pre všetkých používateľov v organizácii. Ako spraviť nastavenie schôdze Teams cez politiku v prípade, že chcete mať všetkých externých (anonymných) účastníkov bez možnosti prezentovať popisujem v texte nižšie.
Ak používate Microsoft Teams na tímovú komunikáciu a online schôdze (príp. vyučovanie) tak takéto online udalosti môže organizátor nahrávať. Je to dobré na spätnú kontrolu alebo na opakované pozretie, príp. na pozretie pre účastníkov ktorí sa nemohli zúčastniť, príp. prišli neskôr / odišli skôr. Funguje to tak, že v aplikácii použijete príkaz Spustiť nahrávanie a po skončení kliknete na Ukončiť nahrávanie. Nahrávky sa ukladajú do cloudu, presnejšie do Microsoft Stream kde si ich môžete pozrieť, ale len v rámci organizácie. Po novom nahrávky v Teams budú vo OneDrive / SharePoint a nie v Stream. Prináša to lepšie možnosti na zdieľanie aj s externým prostredím. (viac…)
Ak používate MS Teams na vytvorenie tímov a kanálov pre nejaký konkrétny projekt, tak po jeho skončení sa môžete rozhodnúť či ho spravíte neaktívnym cez archiváciu alebo ho kompletne vymažete. Vymazaním sa všetko odstráni a nie je ho momentálne možné jedným kliknutím obnoviť a treba použiť zdĺhavejší spôsob a to len v obmedzenom čase. Preto je najprv lepšie archivovať tím v Teams a až po nejakom čase ho vymazať ak viete, že údaje z neho nebudete viac potrebovať.
V prípade, že ste prešli do online prostredia a na schôdze používate MS Teams, tak ste sa mohli stretnúť s tým, že pri väčšom počte účastníkov sa vždy nájde niekto so zapnutým mikrofónom aj keď práve nehovorí. Dôležité je, aby si účastníci strážili mikrofóny vypnuté / zapnuté a použili ich až keď chcú niečo povedať. Ak to tak nie je a vznikajú rušivé momenty, tak organizátor môže stlmiť účastníkov na schôdzi Teams.
V Microsoft Teams vytvárate tímy pre kolegov v organizácii. Môžu tak využívať konverzácie, online schôdze a prácu so súbormi vo OneDrive / SharePoint. Ak potrebujete do tímu prizvať externých kolegov, tak to ide tiež. Len treba povoliť prístup hosťa v Teams. Je to úloha pre administrátora, ktorý to môže spraviť. Okrem Teams treba skontrolovať aj ďalšie nastavenia na SharePointe a v Microsoft 365.
Komunikačná a teamová aplikácia od Microsoftu – Teams používateľov informuje o pomerne veľa situáciách, ktoré v kanáloch alebo schôdzach vznikajú. Niekedy je to až kontraproduktívne keď máte viac oznámení z aplikácie ako by bolo vhodné. Patria tam informácie o spomenutiach, odpovediach v konverzácii alebo reakcie na príspevok a pod . Každý používateľ si môže prispôsobiť oznámenia v Teams podľa seba. Tie môžu prísť emailom, zobrazovať sa v informačnom okne centra akcií alebo budú len v kanáli.
Ak organizujete online schôdzu v Microsoft Teams, tak sa môžete rozhodnúť či sa pripoja len vybratí účastníci alebo hocikto. Záleží to aj od toho či schôdzu plánujete v teamovom kanáli alebo mimo neho. Za predpokladu, že je to mimo kanála tak na účasť stačí poznať len url adresu schôdze. Túto organizátor zvyčajne pošle emailom alebo zverejní na internetovej stránke. Ak chcete mať istotu aby sa na schôdzu nepripojil niekto nepovolaný, tak využijete čakáreň v Teams.
Vytvorenie súkromného kanála v Teams je jednoduché, dôležité ale je správne naplánovať jeho používanie nakoľko s úpravou dostupnosti pre všetkých je to aktuálne komplikované. Preto dobre zvážte či nie je lepšie vytvoriť nový súkromný tím a v ňom príslušný štandardný kanál. V bežnom tíme sú kanály dostupné všetkým členom toho tímu. Ak tam pridáte kanál, napr. finančné podklady a tento má byť len pre vybratých členom tímu, tak to treba spraviť hneď pri jeho vytvorení. Zmena kanála súkromný / verejný aktuálne nie je dostupná.
Microsoft Teams je aplikácia na spoluprácu v teamoch a môžete cez ňu pracovať aj so súbormi uloženými v cloude. Správy píšete do teamových kanálov alebo priamo používateľom. V kanáloch sú okrem správ aj rôzne notifikácie, napr. že sa niekto pripojil alebo odpojil z konverzácie, že ste pridali alebo odobrali kartu aplikácie a pod. Toto hlavne vo veľkých teamoch zhoršuje prehľad. Žiaľ, vymazanie v Teams je niekedy nedostupné a v niektorých prípadoch dokonca nemožné. Lepšie vymazávanie je aj v požiadavkách používateľov a vyzerá to tak, že sa tým začínajú zaoberať aj v MS kvôli vysokému počtu hlasov za zlepšenie procesu vymazávania.
Počas obdobia intenzívnej práce z domu sa používatelia môžu s kolegami spojiť pomocou rôznych nástrojov na online spoluprácu. Microsoft má na to aplikáciu Teams, ktorá nahradila starší Skype for Business. Okrem iných funkcii na teamovú spoluprácu môžete využívať aj hovorené slovo ako aj Váš obraz cez webkameru. Tieto dve možnosti môžu prinášať účastníkom vtipné ale aj trápne situácie. Hlavne ak máte zapnutý mikrofón a neuvedomujete si to a poviete niečo čo nemali počuť ostatní. Podobne to platí aj pri video hovoroch ak máte v obraze za vami niečo nevhodné. Preto sa dajú nastaviť efekty pozadia v Teams.
Firmy a inštitúcie, ktoré využívajú služby Microsoft Office 365 s poštou a teamovou komunikáciou môžu využívať zobrazenie štruktúry pracovníkov v rôznych aplikáciách. Zobrazenie organizácie v Teams nie je síce zobrazenie úplne celej organizácie, ale organizácie okolo konkrétneho používateľa. Vidíte tam kto je manažér toho používateľa a kto sú jeho kolegovia, príp. podriadení ak nejakých má. Aby to fungovalo, tak musia byť vo vlastnostiach používateľov zadané údaje o ich nadriadených, konkrétne pole Manažér. Týmto vznikne celá organizačná štruktúra, ktorú môžete zobraziť v komunikačnej aplikácii MS Teams ale aj v iných.
