Prihlasovanie silným heslom do rôznych služieb je veľmi dôležité, ale v dnešnej dobe je lepšie ak ho doplníte aj o ďalší faktor. Často na to môžete využiť mobilnú aplikáciu Microsoft Authenticator. V predplatnom Microsoft 365 môžete doplniť aj alternatívne spôsoby pre prípad, že by niektorý z tradičných spôsobov zlyhal. Nižšie popisujem kde nájdete nastavenie pre alternatívne prihlásenie do konta Microsoft 365.
Kategória Office 365
Kde je zoznam Posledná aktivita v Microsoft 365
Keď sa prihlásite do svojho konta v predplatnom Microsoft 365, tak sa tento údaj zaznamená. Vidieť ho môže administrátor a postup je v článku Kde skontrolovať aktivity prihlásenia v Microsoft 365. Okrem administrátora si to môžete skontrolovať aj svojpomocne. Napr. pri podozrení, že sa niekto prihlásil pomocou vášho mena a hesla. Toto je zvyčajne situácia ak niekto z rodiny alebo kolegovia poznajú prihlasovacie údaje medzi sebou. Kde nájdete zoznam Posledná aktivita v Microsoft 365 popisujem v texte nižšie.
Na čo sú povolenia poštovej schránky v M365
Administrátor služby Microsoft 365 spravuje celé predplatné od pridania používateľov po nastavenie pravidiel bezpečnosti. Ako administrátor v prípade používateľov pridávate ich meno, priezvisko, emailovú adresu, licencie a ďalšie. Následne sa môže používateľ prihlásiť a používať služby z predplatného. Ak ale používateľ z nejakého dôvodu zostane nedostupný (odcestovaný, úraz, …) a v emailoch má dôležité správy, ktoré potrebujete na ďalšie biznis aktivity, tak vtedy potrebujete zásah administrátora. Môže nastaviť povolenia poštovej schránky v M365. Iný používateľ bude môcť otvoriť schránku nedostupného používateľa bez nutnosti meniť jeho heslo.
Ako hromadne spravovať kontakty v Microsoft 365
Aby ste efektívne mohli používať predplatné Microsoft 365, tak musíte najprv pridať používateľov. Minimálne to musí byť používateľské meno, email, heslo, meno a priezvisko. Taktiež musíte nastaviť aj ďalšie položky ako sú licencie na jednotlivé produkty. Ak to chcete mať dokonalé, tak môžete pridať aj kontaktné informácie. Podľa týchto informácii môžu iní používatelia v adresári vidieť napr. v akej lokalite daný používateľ pracuje (mesto, štát). Toto môžete nastaviť hneď keď pridávate nového používateľa alebo dodatočne. Ak to robíte neskôr, tak môžete jednotlivo alebo hromadne spravovať kontakty v Microsoft 365.
Kde skontrolovať emailové kvóty v Microsoft 365
Ak používatelia aktívne pracujú s emailmi, tak sa niektorým môže ľahko stať, že dosiahnu limit veľkosti poštovej schránky. Koľko z nastavenej veľkosti máte zaplnené zistíte aj priamo v Outlooku v ponuke súbor alebo v Outlooku pre web. Každý taktiež dostane emailové upozornenie, že sa blíži k maximálnej kapacite. Ak nevymažete nepotrebné položky, tak nebudete môcť prijímať a odosielať poštu dokým neodstránite položky aby ste zmenšili zaplnenie schránky. Z pohľadu administrátora služby by ste mali vedieť kde skontrolovať emailové kvóty v Microsoft 365. Aby ste mali prehľad o tom či sa niekto z používateľov neblíži k problémom s odosielaním / prijímaním.
Čo je pracovná doba zasadačky v Microsoft 365
Ak používate predplatné Microsoft 365, tak si môžete pridať okrem používateľov aj zdroje. Zvyčajne sú to miestnosti alebo iné zariadenia (napr. projektor) a stroje (napr. firemné auto). Každý zdroj má svoje nastavenia ako aj emailovú adresu. Tieto zadávate keď zdroj pridávate. Ak nastavenia potrebujete dodatočne zmeniť tak to spravíte pomerne jednoducho v centre spravovania. Ak zistíte, že používatelia si rezervujú zasadačku aj mimo pracovnej doby, tak to môžete zmeniť. Slúži na to nastavenie pracovná doba zasadačky v Microsoft 365.
Kde nastaviť emailové upozornenie v Microsoft 365
V podnikovom predplatnom Microsoft 365 máte aj poštový server Exchange online. Ten obsahuje poštové schránky používateľov z predplatného. Okrem pošty môžete používať a zdieľať aj údaje v kalendári alebo kontakty. Do emailov si môžu používatelia pridať svoje vlastné emailové podpisy, kde majú uvedené kontaktné údaje a pod. Okrem toho môže administrátor služby nastaviť rôzne doplnkové informácie, napr. ak email obsahuje prílohu, tak by ste doplnili text, že majú byť obozretnejší pri práci s prílohou. Tj. mali by ju skontrolovať antivírusovým programom a pod. Kde nastaviť takéto emailové upozornenie v Microsoft 365 popisujem v texte nižšie.
Využívajú používatelia prehliadač Edge v Microsoft 365?
Služby v predplatnom Microsoft 365 môžete používať priamo v niektorých aplikáciách v počítači alebo v mobilných zariadeniach. Okrem toho môžete pristupovať priamo cez webovú stránku služby. Aby ste mohli použiť Office pre web, prácu so súbormi vo OneDrive / SharePoint tak môžete použiť všetky moderné prehliadače. V prípade, že potrebujete vedieť či používatelia využívajú prehliadač Edge v Microsoft službách 365, tak to môžete overiť v centre spravovania.
Kto je čitateľ centra správ Microsoft 365?
V predplatnom Microsoft 365 je prvý používateľ, ktorý službu kúpil globálnym správcom. Ako globálny správca máte prístup ku všetkému čo v predplatnom máte. Informácií a nastavení je veľmi veľa a preto by ste v niektorých situáciách mali uvažovať o delegovaní niektorých činností na iných správcov alebo skúsených používateľov. Microsoft robí vo svojich službách rôzne zmeny, vylepšenia a pridáva / odoberá niektoré služby. Tieto zmeny notifikuje v centre správ. Aby vám niektoré informácie neunikli, tak môžete poskytnúť prístup k týmto informáciám aj pre iných používateľov. V krátkom videu si pozriete ako rola čitateľ centra správ Microsoft 365 môže zobrazovať takéto informácie od MS.
Ako vytvoriť vlastný rýchly prístup v Office 365
V prípade, že používate predplatné Microsoft 365 cez webový portál, tak môžete pracovať so súbormi v cloude cez služby kde sú tieto súbory uložené. To je osobný ukladací priestor OneDrive a tímový priestor SharePoint. Na domovskej stránke služby M365 vidíte tieto súbory v jednom zozname. V krátkom videu si pozriete ako vytvoriť vlastný rýchly prístup v Office 365. Uvidíte ako súbory zoskupiť podľa typu, vlastníka alebo kto súbor zdieľa.
Na čo je distribučný zoznam v Microsoft 365
V predplatnom Microsoft 365 môžete používateľov zaradiť do niekoľkých typov skupín. Odporúčaná je skupina Microsoft 365, ku ktorej budete mať aj lokalitu SharePoint a team v MS Teams. V prípade, že potrebujte len základnú skupinu na odosielanie správ používateľom, tak je na to vhodný distribučný zoznam v Microsoft 365. Takáto skupina môže obsahovať zoznam adries v konkrétnej budove alebo pobočke, príp. zoznam adries nejakého oddelenia a pod. Ak chcete všetkým napísať email, tak to spravíte cez tento zoznam a to ani nemusíte vedieť kto konkrétne v danej pobočke / budove pracuje.
Stránka portálu Office 365 je znovu iná
Služby Microsoft 365 môžete používať v príslušných aplikáciách ak k danej službe existujú alebo cez webový portál. Portál je dostupný na adrese portal.office.com kde sa prihlasujete svojim podnikovým / školským kontom. Po prihlásení sa dostanete na domovskú stránku, ktorá obsahuje niektoré dôležité informácie. Táto stránka portálu od svojho spustenia až doteraz prešla niekoľkými zmenami vzhľadu a funkčnosti. Aká je aktuálne domovská stránka portálu Office 365 a čo tam nájdete popisujem v článku nižšie a pozriete si to aj v krátkom videu.